Perilaku Dalam Organisasi
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan
(sejauh mungkin) tingkat “keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi.
Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang
sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan
organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi
masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan
demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan
tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai
setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi.
Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons
dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan
jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi
kea rah yang keliru.
Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku
manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan
berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga
untuk diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah
aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya
manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan
mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan
diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal,
yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan
perusahaan.
Perilaku
Dalam Organisasi
Sistem pengendalian manajemen memengaruhi perilaku
manusia. Sistem pengendalian manajemen yang baik memengaruhi perilaku yang
sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras, artinya
tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi
juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Organisasi merupakan suatu perkumpulan orang yang
memiliki tujuan bersama untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Organisasi berbeda
dari sekedar sekumpulan orang karena mempunyai tujuan yang spesifik dan
memiliki struktur yang lebih formal, terbentuk bilamana beberapa orang
bergabung, menjalankan dan mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawab untuk
tujuan tertentu. Dapat dikatakan pula bahwa organisasi sebagai usaha
mendapatkan sumber daya dan memanfaatkannya, diharapkan dengan cara yang
efisien, untuk menghasilkan keluaran berupa barang dan jasa.
Perilaku organisasi merupakan pembelajaran tentang
suatu sifat atau karakteristik individu yang tercipta di lingkungan suatu
organisasi. Karena manusia berbeda – beda karakteristik, maka perilaku
organisasi berguna untuk mengetahui sifat – sifat individu dalam berkinerja
suatu organisasi. Pembelajaran perilaku organisasi akan mengetahui tentang cara
– cara mengatasi masalah yang ada di lingkungan organisasi.
A.
Organisasi
1.
Teori Organisasi
a.
Teori Organisasi yang Berorientasi
ke Dalam
Teori ini mencakup baik struktur formal maupun
informal. Struktur informal memandang organisasi sebagai kumpulan orang yang
terlibat pada kegiatan-kegiatan informal terbuka dan partisitipasif untuk
mencapai tujuan. Organisasi formal berorientasi ke dalam menganggap bahwa dalam
menghadapi manusia, manajemen harus memperlakukan mereka sebagai elemen pasif
yang harus diarahkan, dimotivasi, diawasi, dan dimodifikasi agar sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
b.
Teori Organisasi yang Berorientasi
ke Luar
Teori inenerus antara lingkungan dan organisasi. Teori
ini mengasumsikan bahwa akan memungkinkan manajer lokal untuk menyesuaikan dengan
perubahan yang terjadi di lingkungannya. Organisasi sistem manajemen didesain
untuk memotivasi para manajer agar mengkoordinasi dan menyatukan strategi
dengan perilaku manusia.
2.
Tujuan Organisasi (Goals)
Meskipun kita sering mengacu pada apa yang disebut
sebagai tujuan-tujuan perusahaan, suatu perusahaan tidak memunyai tujuan,
pada hakikatnya perusahaan adalah satuan artifisial yang tidak punya pikiran
maupun kemampuan mengambil keputusan sendiri. Tujuan perusahaan ditentukan
oleh pejabat utama eksekutif (CEO) perusahaan yang bersangkutan. Pada banyak
perusahaan, tujuan-tujuan perusahaan biasanya dirancang oleh para pendirinya
serta berlaku untuk generasi-generasi selanjutnya.
a.
Tujuan Organisasi Laba
Profitabilitas
Dalam bisnis, kapasitas untuk menghasilkan laba
biasanya merupakan tujuan yang paling penting. “Profitabilitas” ini lebih
mengacu pada laba dalam jangka panjang, bukannya laba pada kuartal atau tahun.
Sejumlah CEO hanya menekankan aspek equasi pada kemampuan untuk menghasilkan
laba itu. Akan tetapi, CEO lain menekankan penghasilan dari alasan yang
berbeda, karena bagi mereka ukuran perusahaan adalah tujuan tersendiri.
Sementara sejumlah CEO yang lain lebih memfokuskan laba baik sebagai satuan
jumlah uang maupun sebagai persentase pendapatan.
b.
Memaksimalkan Nilai Pemegang Saham
Pertama, istilah “memaksimalkan” artinya adalah selalu
ada cara untuk mendapatkan jumlah maksimum yang dapat dihasilkan oleh sebuah
perusahaan. Kedua, meskipun upaya mengoptimalkan nilai pemegang saham mungkin
menjadi tujuan utama, namun ini bukan berarti merupakan satu-satunya
tujuan bagi banyak organisasi.
c.
Resiko
Upaya sebuah organisasi perusahaan untuk meningkatkan
kemampuannya dalam meraih laba sangat dipengaruhi oleh kemauan pihak manajemen
untuk mengambil resiko. Tingkat pengambilan resiko sangat bervariasi,
disesuaikan dengan masing-masing orang di jajaran manajemen. Akan tetapi,
selalu ada batas maksimum, sejumlah organisasi perusahaan secara
terang-terangan menyatakan bahwa tanggung jawab utama manajemen adalah menjaga
aset-aset perusahaan, dimana kemampuan perusahaan untuk meningkatkan laba hanya
menjadi tujuan sekunder.
d.
Pendekatan Multiple
Stakeholder
Sebuah perusahaan bertanggung jawab kepada multiple
stakeholders ini, yaitu para pemegang saham, konsumen, para
pegawai, para pemasok, dan berbagai komunitas. Secara ideal, sistem
pengendalian manajemennya harus mengidentifikasi tujuan-tujuan dari setiap
kelompok ini dan mengembangkan sistem penilaian untuk menilai performa mereka.
B.
Perilaku dalam Organisasi
1.
Pengertian Perilaku dalam Organisasi
Pengertian perilaku organisasi menurut beberapa ahli :
a. Joe.Kelly, perilaku organisasi
adalah suatu bidang studi yang mempelajari sifat-sifat organisasi, termasuk
bagaimana organisasi di bentuk, tumbuh dan berkembang.
b. Adam
Indrawijaya, perilaku organisasiadalah suatu
bidang studi yang mempelajari semua aspek yang berkaitan dengan tindakan
manusia, baik aspek pengaruh anggota terhadap organisasi maupun pengaruh
organisasi terhadap anggota.
c. Sutrisna
Hari, MM, perilaku organisasi adalah suatu bidang studi yang mempelajari
dinamika organisasi sebagai hasil interaksi dari sifat khusus (karakteristik)
anggota dan sifat khusus (karakteristik) para anggotannya dan pengaruh
lingkungan.
d. Stephen P.
Robbins, perilaku Organisasi adalah bidang studi yang menyelidiki dampak
perorangan, kelompok, dan struktur pada perilaku dalam organisasi dengan maksud
menerapkan pengetahuan semacam itu untuk memperbaiki keefektifan organisasi.
2.
Teori Perilaku Organisasi
Untuk memenuhi keingintahuan tentang bagaimana orang
berperilaku dalam organisasi terdapat dua teori yang memaparkannya, yaitu :
a.
Teori Jenjang Kebutuhan
Manusia mempunyai banyak kebutuhan dan keinginan yang
tersusun sedemikian hingga, bila satu kebutuhan telah terpenuhi maka manusia
tersebut akan berusaha memenuhi tingkat kebutuhan yang lebih tinggi lagi.
Menurut Abraham Maslow, manusia memiliki lima tingkat kebutuhan
hidup yang akan selalu berusaha untuk dipenuhi sepanjang masa hidupnya. Lima tingkatan
yang dapat membedakan setiap manusia dari sisi kesejahteraan hidupnya.
Kebutuhan tersebut berjenjang dari yang paling mendesak hingga yang akan muncul
dengan sendirinya saat kebutuhan sebelumnya telah dipenuhi. Setiap orang pasti
akan melalui tingkatan-tingkatan itu, dan dengan serius berusaha untuk
memenuhinya, namun hanya sedikit yang mampu mencapai tingkatan tertinggi dari
piramida ini. Teori ini menyiratkan bahwa Sistem Pengendalian Manajemen
haruslah didasarkan pada keinginan manusia untuk memuaskan, yang berbeda
disetiap saat, untuk setiap keadaaan dan bagi orang yang berbeda.
Gambar : Teori
Jenjang Kebutuhan
1) Kebutuhan
Fisiologis
Manifestasi
kebutuhan ini terlihat dalam tiga hal pokok, sandang, pangan dan papan. Bagi
karyawan, kebutuhan akan gaji, uang lembur, perangsang, hadiah-hadiah dan
fasilitas lainnya seperti rumah, kendaraan dan lain-lain. Menjadi motif dasar
dari seseorang mau bekerja, menjadi efektif dan dapat memberikan produktivitas
yang tinggi bagi organisasi.
2) Kebutuhan
Keamanan
Kebutuhan
ini mengarah kepada rasa keamanan, ketenteraman dan jaminan seseorang dalam
kedudukannya, jabatannya, wewenangnya dan tanggung jawabnya sebagai karyawan.
Dia dapat bekerja dengan antusias dan penuh produktivitas bila dirasakan adanya
jaminan formal atas kedudukan dan wewenangnya.
3) Kebutuhan
Sosial (Kasih Sayang)
Kebutuhan
akan kasih sayang dan bersahabat (kerjasama) dalam kelompok kerja atau antar
kelompok. Kebutuhan akan diikutsertakan, meningkatkan relasi dengan pihak-pihak
yang diperlukan dan tumbuhnya rasa.
4) Kebutuhan
Akan Penghargaan
Kebutuhan
akan kedudukan dan promosi dibidang kepegawaian.
5) Kebutuhan
Aktualisasi Diri
Setiap orang
ingin mengembangkan kapasitas kerjanya dengan baik. Hal ini merupakan kebutuhan
untuk mewujudkan segala kemampuan (kebolehannya) dan seringkali nampak pada
hal-hal yang sesuai untuk mencapai citra dan cita diri seseorang. Pada tingkat
ini diperlukan kemampuan manajemen untuk dapat mensinkronisasikan antara cita
diri dan cita organisasi untuk dapat melahirkan hasil produktivitas organisasi
yang lebih tinggi.
b.
Teori Motivasi Pencapaian
Teori ini mengenai perilaku manajer dalam organisasi
mengatakan bahwa seseorang dipengaruhi keinginannya untuk berhasil, berkuasa,
dan kebutukan akan pergaulan. Teori ini menyiratkan bahwa Sistem Pengendalian
Manajemen dalam menggunakan struktur imbalan dan hukuman haruslah didasarkan
pada motif-motif ini.
McClelland menyatakan
ada 3 keperluan yang penting untuk motivasi kerja, yaitu :
1) Kebutuhan
akan Prestasi (n-ACH)
Kebutuhan
akan prestasi merupakan dorongan untuk mengungguli, berprestasi sehubungan
dengan seperangkat standar, bergulat untuk sukses. Ciri-ciri inidividu yang
menunjukkan orientasi tinggi antara lain bersedia menerima resiko yang relatif
tinggi, keinginan untuk mendapatkan umpan balik tentang hasil kerja mereka,
keinginan mendapatkan tanggung jawab pemecahan masalah.
2)
n-ACH adalah motivasi untuk
berprestasi , karena itu karyawan akan berusaha mencapai prestasi tertingginya,
pencapaian tujuan tersebut bersifat realistis tetapi menantang, dan kemajuan
dalam pekerjaan. Karyawan perlu mendapat umpan balik dari lingkungannya sebagai
bentuk pengakuan terhadap prestasinya tersebut.
3) Kebutuhan
akan Kekuasaan (n-pow)
Kebutuhan
akan kekuasaan adalah kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku dalam
suatu cara dimana orang-orang itu tanpa dipaksa tidak akan berperilaku demikian
atau suatu bentuk ekspresi dari individu untuk mengendalikan dan memengaruhi
orang lain. McClelland menyatakan bahwa kebutuhan akan kekuasaan sangat berhubungan
dengan kebutuhan untuk mencapai suatu posisi kepemimpinan.
n-pow adalah
motivasi terhadap kekuasaan. Karyawan memiliki motivasi untuk berpengaruh
terhadap lingkungannya, memiliki karakter kuat untuk memimpin dan memiliki
ide-ide untuk menang. Ada juga motivasi untuk peningkatan status dan prestise pribadi.
4) Kebutuhan
untuk berafiliasi atau bersahabat (n-affil)
Kebutuhan
akan afiliasi adalah hasrat untuk berhubungan antar pribadi yang ramah dan
akrab. Individu merefleksikan keinginan untuk mempunyai hubungan yang erat,
kooperatif dan penuh sikap persahabatan dengan pihak lain. Individu yang
mempunyai kebutuhan afiliasi yang tinggi umumnya berhasil dalam pekerjaan yang
memerlukan interaksi sosial yang tinggi.
3.
Unsur Utama Perilaku Organisasi
Secara keseluruhan dalam mempelajari perilaku
organisasi tercakup 4 (empat) unsur utama yaitu :
a.
Aspek psikologi tindakan manusia itu
sendiri sebagai hasil studi psikologi.
b.
Pandangan Ekonomi. Uang misalnya
merupakan salah satu faktor pertimbangan mengapa seseorang memasuki organisasi.
c.
Perilaku organisasi sebagai suatu
disiplin mengakui bahwa individu dipengaruhi oleh bagaimana diatas dan siapa
yang mengawasi mereka. Oleh sebab itu struktur organisasi menyerap peranan
penting dalam membahas perilaku organisasi.
d.
Walaupun disadari akan adanya
keunikan masing masing individu, perilaku organisasi lebih banyak menekankan
pada tuntutan manajer bagi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.
Dengan demikian selalu diusahakan agar usaha masing masing individu selaras dengan
tujuan organisasi.
4.
Dimensi Perilaku Organisasi
Perilaku organisasi mempunyai tiga dimensi konsep,
yaitu :
1)
Dimensi Konsep
Sebuah rancangan khusus yang dijadikan sebagai acuan
dalam menjalankan sebuah organisasi, artinya setiap gerak atau kegiatan yang akan
dilaksanakan tetap mengacu pada pedoman yang telah dibuat oleh seluruh atau
sebagian anggota organisasi yang mempunyai wewenang.
2)
Dimensi Sistem
Dimensi sistem mencakup bagaimana proses manajemen
yang dilakukan untuk melakukan suatu kegiatan secara efektif dan efisien yang
di kemas dengan pendekatan-pendekatan matematis atau logika.
3)
Dimensi Manusia
Dimensi manusia, adalah dimensi yang paling utama
dalam sebuah organisasi karena tanpa adanya dimensi manusia otomatis suatu
organisasi tidak akan pernah ada karena tidak ada yang membuat organisasi dalam
arti membentuk sebuah organisasi dan tidak ada penggerak yang melakukan suatu
kegiatan organisasi tersebut. Sehingga dapat dikatakan kalau dimensi manusia
merupakan dimensi yang komplek dalam sebuah organisasi. Namun, tetap saja
dimensi manusia tidak akan berfungsi secara utuh jika dimensi sistem dan konsep
tidak ada.
C.
Keselarasan Tujuan (Goal Congruance)
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai
tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan
pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi.
Dengan demikian tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah
memastikan (sejauh mungkin) tingkat “ keselarasan tujuan (goal congruence)
” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia
diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi
mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Masing – masing anggota organisasi memiliki tujuan
pribadi dan semua ini tidak selalu selaras dengan tujuan organisasi. Sistem
pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk
bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada
pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit
nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain,
maka manajer telah termotivasi, tetapi kearah yang keliru.
Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada
dua pertanyaan penting yang diajukan :
1)
Tindakan apa yang memotivasi orang
untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2)
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai
dengan kepentingan organisasi tersebut?
Faktor – Faktor Informal yang Memengaruhi Keselarasan
Tujuan
Baik sistem formal maupun proses informal memengaruhi
perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal
tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Besarnya
perbedaan diantara tujuan-tujuan organisasi, kelompok, dan pribadi menentukan
tingkat kesukaran tugas sistem pengendalian manajemen. Tanggung jawab utama
dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan tindakan-tindakan yang
paling baik bagi kepentingan organisasi, tetapi ia juga harus mengupayakan
keselarasan tujuan sedapat mungkin. Makin erat hubungan antara tujuan-tujuan
yang ada, makin baiklah sistem pengendalian manajemennya.
1.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai
perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi
bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga
disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap
organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam
menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap diatas bersifat lokal
yaitu spesifik untuk kota atau wilayah dimana organisasi beroperasi.
a.
Loyalitas
Dalam melaksanakan kegiatan kerja karyawan tidak akan
terlepas dari loyalitas dan sikap kerja, sehingga dengan demikian karyawan
tersebut akan selalu melaksanakan pekerjaan dengan baik. Karyawan merasakan
adanya kesenangan yang mendalam terhadap pekerjaan yang dilakukan.
Hasibuan (2001), mengemukakan bahwa loyalitas kerja
atau kesetiaan merupakan salah satu unsur yang digunakan dalam penilaian
karyawan yang mencakup kesetiaan terhadap pekerjaannya, jabatannya dan
organisasi. Kesetiaan ini dicerminkan oleh kesediaan karyawan menjaga dan
membela organisasi di dalam maupun di luar pekerjaan dari rongrongan orang yang
tidak bertanggungjawab.
Loyalitas para karyawan dalam suatu organisasi itu
mutlak diperlukan demi kesuskesan organisasi itu sendiri. Menurut Reichheld,
semakin tinggi loyalitas para karyawan di suatu organisasi, maka semakin mudah
bagi organisasi itu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya oleh pemilik organisasi (Utomo, 2002, p.9).
Sedangkan untuk sebaliknya, bagi organisasi yang loyalitas para karyawannya
rendah, maka semakin sulit bagi organisasi tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasinya yang telah ditetapkan sebelumnya oleh para pemilik organisasi.
b.
Keuletan
Dalam teori organisasi keuletan menggambarkan
kemampuan untuk menyerap tekanan dan menjaga (atau memperbaiki) fungsinya,
ditengah kesulitan. Keuletan dapat ditumbuhkan dan dibentuk dalam suatu
organisasi. Organisasi dapat mengembangkan keuletan melalui beberapa
kompetensi, yaitu proses memikirkan secara mendalam dan proses mengalihkan
sumber daya dengan cara yang berbeda.
c.
Semangat
Berhasil tidaknya suatu organisasi ditentukan oleh
unsur manusia yang melakukan pekerjaan sehingga perlu adanya balas jasa
terhadap karyawan sesuai dengan sifat dan keadaannya. Begitu pentingnya peran
karyawan maka perusahaan perlu memberikan semangat kerja kepada karyawan dan
dapat merangsang karyawan untuk dapat bekerja dengan giat sehingga dapat
meyelesaikan pekerjaan tepat waktu, hal ini akan mempengaruhi tingkat
produktivitas karyawan untuk tercapainya tujuan perusahaan.
d.
Kebanggaan
Kecakapan dalam mengemban tugas yang di amanatkan oleh
perusahaan kepada para pegawai adalah sesuatu yang sangat di harapkan oleh
manajemen perusahaan. Dan sungguh akan menjadi suatu kebanggaan bagi para
pegawai. Salah satu keberhasilan suatu pegawai dalam menjalankan tugasnya
adalah keharmonisan di dalam suasana lingkungan bekerja.
2.
Faktor-faktor Internal
a.
Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam
organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang
dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan
secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma
budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua
perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam
hal pengendalian aktual.
Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah
selama bertahun-tahun. Budaya organisasional juga sangat dipengaruhi oleh
personalitas dan kebijakan CEO, serta oleh personalitas dan kebijakan para
manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi organisasi perusahaan. Upaya-upaya untuk
mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan, dan semakin besar serta
lamanya sebuah perusahaan, maka perlawanannya pun akan semakin besar.
b.
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang
paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya,
sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan
mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi
sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa
diantaranya memilki kharisma dan ramah, sementara yang lain ada yang bergaya
agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat
dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management
by walking around), sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya
dengan menulis laporan.
c.
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan
hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab
dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya
proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti
penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat
informal.
d.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para
manajer operasi harus mengetahui
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti
anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti
dari bahan obrolan yang tidak resmi). Meskipun jalurnya sangat beragam, namun
tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior.
Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks dan tindakan-tindakan
yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama
tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik
sekalipun.
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa
jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat
beragam. Maka komunikasi perlu dibangun untuk menyamakan persepsi.
e.
Kerjasama dan Konflik
Garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak dalam bagan
organisasi dicapai adalah dimana manajemen senior membuat keputusan dan
mengkomunikasikan keputusan tersebut melalui hierarki organisasi ke manajer
pada tingkat yang lebih rendah. Hal ini mengabaikan tujuan pribadi
masing-masing individu.
D.
Sistem Pengendalian Formal
Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada
efektifitas sistem pengendalian manajemen. Pengaruh besar lainnya adalah sistem
yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis :
1)
Sistem pengendalian manajemen itu
sendiri dan
2)
Aturan-aturan
1.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah aturan-aturan sebagai
seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian,
termasuk didalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja,
prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Aturan-aturan itu beragam sifatnya mulai dari yang sangat remeh hingga aturan
yang sangat penting. Tidak seperti arahan-arahan yang bersifat implisit dalam
jumlah anggaran, yang bisa berubah dari bulan ke bulan, hampir semua
aturan biasanya bersifat jangka panjang, yaitu aturan-aturan tersebut akan
selalu ada sampai aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi.
Berikut ini beberapa jenis aturan diantaranya :
a.
Pengendalian Fisik
Penjaga
keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer,
televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari
struktur pengendalian.
b.
Manual
Ada banyak
pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam
panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak
toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam
organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi
lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan
dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang
tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
Dengan
berlalunya waktu, sejumlah aturan akan menjadi kedaluwarsa. Oleh karena itu,
harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa masih sesuai dengan
apa yang diharapkan oleh manajemen senior.
c.
Pengamanan Sistem
Berbagai
pengamanan sistem dirancang kedalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin
agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah
kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci, pembubuhan
tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan,
melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah
dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga
mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.
d.
Sistem Pengendalian Tugas
Pengendalian
tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
2.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan
dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk
membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi
menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang
direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini
juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung
jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di
nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran
untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak. Jika memuaskan, maka
pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan
lain. Jika tidak memuaskan, maka umpan balik yang diterima akan mendorong
dilakukannya tindakan-tindakan korektif di pusat tanggungjawab serta
kemungkinan dilakukannya revisi dalam rencana.
E.
Jenis-jenis Organisasi
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar
terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan memengaruhi
rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan
ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan
ke dalam tiga kategori umum :
1.
Struktur organisasi fungsional, didalamnya
setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi
seperti produksi atau pemasaran.
Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan
gagasan mengenai seseorang manajer yang memiliki pengetahuan khusus adalah
untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang
berlawanan dengan manajer umum kurang memiliki pengetahuan khusus. Manajer yang
memiliki pengetahuan khusus kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan
yang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang manajer
yang bertanggung jawab atas beberapa bidang sekaligus. Seorang spesialis lebih
melakukan supervisi dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan
dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari
struktur fungsional adalah efisiensi.
2.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur
organisasi fungsional, yaitu :
Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional
terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara
terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi
tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu,
tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing
fungsi.
Kedua, jika organisasi terdiri dari
beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa
manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan
antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di
tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
Ketiga, struktur organisasi fungsional
tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar
yang beragam.
Kelemahan ini bisa dikurangi dengan cara melengkapi
struktur fungsional vertikal yang ada dengan proses-proses lintas fungsi yang
saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan
berdasarkan kerja sama tim.
3.
Struktur unit bisnis, didalamnya
para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing
unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi
dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur organisasi
fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung
jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk.
Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan
koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Meskipun
manajemen unit bisnis menjalankan wewenang yang sangat luas terhadap
unit-unitnya, kantor pusat tetap memiliki sejumlah hak prerogatif. Setidaknya
kantor pusat bertanggungjawab untuk memperoleh dana bagi perusahaan secara
keseluruhan dan mengalokasikannya ke berbagai unit bisnis sesuai dengan
pemanfaatannya secara maksimal.
Kantor pusat
juga memberikan persetujuan atas anggaran dan melakukan penilaian kinerja para
manajer unit bisnis, memberikan kompensasi serta, menentukan wilayah geografis
di mana unit bisnis dapat beroperasi, dan kadang-kadang menentukan ke konsumen
mana produk akan dijual.
Kantor pusat
juga menetapkan kebijakan-kebijakan yang berlaku untuk seluruh lingkup area
perusahaan, yang tergantung dari kebijakan CEO, dapat berjumlah sedikit dan
bersifat umum, atau dikodifikasikan ke dalam beberapa manual yang tebal. Para
staf pejabat kantor pusat bisa saja membantu unit-unit bisnis dalam aktivitisa
produksi dan pemasaran dalam ruang lingkup yang khusus, seperti sumber daya
manusia, urusan-urusan legal, hubungan masyarakat, dan pengendalian serta
hal-hal yang berkaitan dengan keuangan. Fungsi-fungsi kantor pusat ini
sangatlah penting, tanpa peranan kantor pusat, maka unit-unit bisnis akan lebih
berfungsi sebagai perusahaan-perusahaan yang terpisah.
Keunggulan
organisasi unit bisnis adalah struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat
pelatihan bagi manajemen secara umum, unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari
produk-produknya dibandingkan. dengan kantor pusat, maka para manajer unit
bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik
dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat, dapat memberikan
reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru.
Kelemahan
dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan masing-masing staf unit bisnis
menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan di
kantor pusat. Seorang manajer unit bisnis pada hakikatnya adalah seorang
generalis, akan tetapi para bawahannya adalah para spesialis fungsional dan
mereka harus berurusan dengan masalah-masalah yang sama seperti yang dihadapi
oleh para spesialis yang ada di kantor pusat maupun di unit-unit bisnis
lainnya. Dalam sejumlah kasus, jajaran staf unit bisnis lebih banyak memakan
biaya dibanding dengan nilai yang diperoleh
melalui divisionalisasi.Lebih jauh lagi, jumlah para spesialis sangat
sedikit, mungkin kesulitan dalam memperoleh orang-orang yang berkualitas.
Masalah-masalah ini dapat dikurangi dengan cara melengkapi organisasi unit
bisnis ini dengan keahlian fungsional tertentu secara terpusat.
Kelemahan
lain adalah bahwa perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsional
dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara
unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Hal ini bisa mendorong
terjadinya pelanggaran oleh suatu unit bisnis terhadap piagam unit bisnis yang
lain. Bisa juga terjadi konflik antara pegawai unit bisnis dengan para staf di
kantor pusat.
4.
Struktur organisasi matriks, di
dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Struktur
organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan
unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari masing-masing
struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberapa fungsi organisasi
yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang dilakukan.
Sehingga struktur ini dapat memanfaatkan efisiensi setiap fungsi organisasi dan
keputusan setiap unit bisnis dapat dilakukan dengan sesuai dan cepat oleh
masing-masing unit bisnis.
Dalam
organisasi matriks untuk melakukan suatu proyek, manajer suatu proyek selain
bertanggung jawab atas proyeknya juga bertanggung jawab terhadap unit
fungsional. Organisasi proyek merupakan organisasi sementara (dibentuk kemudian
dibubarkan jika selesai).
Jika para
anggota tim proyek ditarik dari organisasi yang mensponsorinya, mereka akan
mempunyai 2 atasan yakni manajer proyek dan manajer departemen fungsional
tempat mereka bertugas. Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen
fungsional. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas
personelnya.
Struktur
organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan
unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari masing-masing
struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberapa fungsi organisasi
yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang dilakukan.
Sehingga struktur ini dapat memanfaatkan efisiensi setiap fungsi organisasi dan
keputusan setiap unit bisnis dapat dilakukan dengan sesuai dan cepat oleh
masing-masing unit bisnis.
F.
Fungsi Kontroler
Controller adalah orang yang bertugas merancang,
mengoperasikan dan mengawasi kegiatan untuk menjamin keberhasilan sistem
pengendalian manajemen ke arah pencapaian tujuan. Sebenarnya, di banyak
organisasi, jabatan orang ini adalah Chief Financial Officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi
sebagai berikut :
1. Merancang
dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan
dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4. Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Sebelum adanya kemajuan komputer, kontroler (atau CFO)
biasanya bertanggung jawab untuk memproses informasi yang dibutuhkan oleh
sistem pengendalian manajemen. Sekarang ini, banyak perusahaan yang
memiliki Chief Information Officer (CIO) yang melaksanakan
tanggung jawab ini. Dalam sejumlah perusahaan, CIO melapor ke CFO, sementara
pada beberapa perusahaan lainnya, CIO memberikan laporan langsung kepada
manajemen senior.
Dalam organisasi matriks untuk melakukan suatu proyek,
manajer suatu proyek selain bertanggung jawab atas proyeknya juga bertanggung
jawab terhadap unit fungsional. Organisasi proyek merupakan organisasi
sementara (dibentuk kemudian dibubarkan jika selesai).
Jika para anggota tim proyek ditarik dari organisasi
yang mensponsorinya, mereka akan mempunyai 2 atasan yakni manajer proyek dan
manajer departemen fungsional tempat mereka bertugas. Namun loyalitasnya adalah
tetap pada departemen fungsional. Manajer proyek mempunyai wewenang yang
lebih kecil atas personelnya.
1.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun
seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun
rnengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi
ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barangkali
bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang
digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan
yang diperlukan ke pihak manajemen. Kemungkinan-kemungkinan lainnya mencakup
memonitor ketaatan pada batas-batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh
kepala eksekutif, mengendalikan integritas sistem pencatatan serta menjaga
aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan.
Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak
manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan
pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur
organisasi.
Kontroler juga membuat keputusan, khususnya mengenai
penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler juga
memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan
anggaran. Mereka sering diminta melakukan penelitian secara cermat atas laporan
kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer
terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam kapasitas
ini, para kontroler bertindak seperti layaknya manajer, kepada siapa para
manajer bawahan bertanggung jawab.
2. Kontroller
Unit Bisnis
Kontroller unit bisnis mempunyai dua pimpinan, yaitu
Corporate Controller yang bertanggung jawab pada sistem pengendalian secara
keseluruhan dalam organisasi dan disisi lain dia juga mempunyai tanggung jawab
pada manajer unit bisnis yang dibantunya. Pada beberapa organisasi controller
divisi melaporkan tugasnya pada manajer unit bisnis dan hubungannya dengan
corporate controller tidak langsung. Ada juga organisasi yang menetapkan
controller divisi melaporkan tugasnya pada corporate controller.
Di beberapa perusahaan, kontroller unit bisnis
memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka dihubungkan
dengan garis putus-putus ke kontroller korporat. Disini,
manajer umum unit bisnis adalah atasan langsung kontoller, dan dia memiliki
wewenang dalam mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan kompensasi,
mempromosikan, dan memecat para kontroller di unit yang bersangkutan. Akan
tetapi, keputusan seperti ini jarang dibuat tanpa masukan dari kontroller
korporat.
Di perusahaan-perusahaan lain, para kontroller unit
bisnis memberikan laporan secara langsung kepada kontoller korporat. Kontroller
korporat ini merupakan atasan mereka.
Ada sejumlah permasalahan yang ditemui pada
masing-masing hubungan ini. Jika para kontroller unit bisnis terutama bekerja
untuk manajer unit bisnisnya, ada kemungkinan bahwa dia tidak akan memberikan
laporan yang objektif mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis kepada manajer
senior. Di sisi lain, jika kontroller unit bisnis terutama bekerja untuk
kontroller korporat maka manajer unit bisnis akan memperlakukannya lebih
sebagai seorang “mata-mata dari kantor pusat” dan bukan sebagai seorang mitra
kerja terpercaya.
REFERENSI :
1.
Robert
N. Anthony & Vijay Govindarajan , Management Control System, 12th
Edition, McGraw-Hill, Boston, 2007.
2.
Abdul
Halim, Achmad Tjahjono, Muh. Fakhri Husein, Sistem Pengendalian Manajemen,
UPP AMP YPKN Yogyakarta, Cetakan Kedua 2003
3.
Sofyan
Syafri H., Sistem Pengawasan
Manajemen, Penerbit Quantum, Jakarta, 2001.
4.
Arief
Suadi, Sistem Pengendalian Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1999.
5.
Agus
Maulana, Sistem Pengendalian Manajemen, Penerbit ERLANGGA, Jakarta, 1997
SUMBER LAIN :
https://anggih91.wordpress.com/2015/03/08/perilaku-dalam-organisasi/
https://dennyimamazhari.wordpress.com/2013/04/29/13-perilaku-dalam-organisasi-sistem-pengendalian-manajemen/
Jadi banyak belajar tentang manajemen. Terimakasih banyak Pak
BalasHapus