DASAR DASAR MANAJEMEN - MENGELOLA LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN BUDAYA ORGANISASI

Mengelola Lingkungan Eksternal dan Budaya Organisasi

Dalam ilmu manajemen Budaya dan Lingkungan Eksternal Organisasi adalah hal yang penting karena merupakan salah satu cara para manager dalam melaksanakan aktivitas manajemennya untuk mencapai tujuan dan beradaptasi dengan lingkungan organisasi.Seiring dengan berjalanya waktu, tipe-tipe organisasi pun semakin banyak .

Budaya organisasi pun juga ikut berubah seiring berubahnya lingkungan organisasi. Dalam hal ini budaya tidak mengacu pada keanekaragamaan ras , etnis, dan latar belakang individu. Melainkan budaya adalah suatu cara hidup di dalam sebuah organisasi.Budaya organisasi mencakup semangat kerja karyawan , sikap tingkat produktivitas. 

 

Budaya memperlihatkan identitas yang di miliki sebuah organisasi. Para manajer harus bisa beradaptasi dan mampu menjawab kebutuhan dalam proses organisasi. Budaya organisasi sering berubah, di mungkinkan karena factor pendorong untuk melakukan proses perbaikan dalam organisasi

 

Selain budaya oeganisasi, lingkungan eksternal juga mempengaruhi proses jalannya organisasi. Hal tersebut juga dapat berpengaruh dalam pencapian organisasi yang efektif dan efesien. Para manajer juga di tuntut agar dapat mempunyai inovasi-inovasi dari perubahan lingkungan eksternal yang sering kali berubah bukan sebaliknya.

 

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan perusahaan dalam mengatasi faktor luar tersebut. Pertama, perusahaan harus dapat melihat ketersediaan sumber daya-sumber daya sebagai input seperti bahan baku tenaga kerja, modal dan metode. Semua input ini akan dirubah atau ditransformasikan menjadi barang atau jasa. Kedua, perusahaan perlu memperhatikan kebutuhan-kebutuhan berbagai pihak, seperti karyawan, konsumen, pemasok, pemerintah, pemegang saham, dan masyarakat lainnya. Ketiga, perusahaan perlu memperhatikan faktor luar lainnya, seperti ekonomi politik, teknologi dan sosial.

 

Para manajer perusahaan melaksanakan aktivitas manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, penggerakan, dan pengawasan dengan menggunakan sumber daya-sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Disamping itu manajer harus memperhitungkan faktor-faktor luar (external factor) organisasi seperti anggota-anggota masyarakat di luar organisasinya, dan kebutuhan akan sumber daya manusia, teknologi, dan lain sebagainya. Faktor luar organisasi ini mempunyai kekuatan dan tekanan untuk mempengaruhi kegiatan organisasi. Berhasil tidaknya organisasi dipengaruhi oleh faktor-faktor luar.

 

Faktor luar dimaksudkan disini adalah faktor luar organisasi dalam dan luar negeri (international factor). Faktir international sangat besar pengaruhnya sebagai faktor luar, ini berkaitan dengan perusahaan yang menggunakan input dari luar negeri dan pasar luar negeri.

 

1. Pengertian

a. Lingkungan Organisasi

Organisasi dalam menjalankan aktivitasnya untuk mencapai tujuan tidak terlepas dari lingkungan eksternal dan lingkungan internal . Organisasi merupakan suatu wadah untuk memproses masukan  menjadi keluaran.

Lingkungan organisasi terdiri dari dua elemen antara lain, lingkungan khusus  dan lingkungan umum . Lingkungan khusus disebut sebagai pihak yang terpengaruh secara langsung pada organisasi, seperti pemilik perusahaan, karyawan, pemasok dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi perusahaan secara langsung dan lingkungan khusus di bagi menjadi dua yaitu pihak yang berkepentingan internal dan eksternal. Pihak yang berkepentingan internal adalah para karyawan, dewan direkasi, dan pemilik, sedangkan pihak yang berkepentingan eksternal termasuk pemasok, penyedia tenaga kerja, pelanggan, dan pesaing.

b. Budaya organisasi

Budaya organisasi itu adalah sistem makna dan keyakinan bersama yang dianut oleh para anggota organisasi yang menentukan ,sebagaian besar cara mereka bertindak satu terhadap yang lain dan terhadap orang luar. Budaya itu mewakili persepsi yang di anut bersama oleh organisasi tersebutyang menentukan anggota-anggotanya harus berperilaku. Budaya mempunyai beberapa makna yaitu :

1. Budaya adalah sebuah presepsi , bukan sesuatu yang dapat  disentuh atau dilihat secara fisik, namun para karyawan menerima dan memahami melalui apa yang mereka alami dalam organisasi.
2. Budaya adalah organisasi yang bersifat deskriptif yaitu berkenaan dengan bagaimana para anggota menerima dan mengartikan budaya tersebut.
3. Budaya merupakan aspek penerimaan ( penganutan ) yaitu meskipun para anggota dari latar belakang yang berbeda dan dari jenjang organisasi yang berbeda tetapi mereka cenderung mengartikan budaya organisasi dengan cara yang sama.

2. Macam - Macam Lingkungan Organisasi

a. Lingkungan eksternal

Lingkungan eksternal diketahui mempunyai peranan besar dalam mempengaruhi pengambilan keputusan manajerial, proses dan struktur organisasi, maka lingkungan eksternal penting untuk selalu dipantau dan dianalisis. Tetapi lingkungan eksternal secara keseluruhan sangat sulit untuk dianalisis, karena lingkungan eksternal sangat kompleks dan saling terkait satu sama lain.

Lingkungan eksternal terdiri dari dua komponen, yakni  lingkungan mikro dan lingkungan makro.

1). Lingkungan eksternal mikro (khusus)

Lingkungan eksternal mikro adalah unsur-unsur yang berpengaruh langsung terhadap organisasi, yang terdiri dari pesaing, penyedia  , langganan , lembaga keuangan , pasar tenaga kerja , dan perwakilan- perwakilan pemerintah.

• Pesaing, Pemahaman terhadap lingkungan persaingan yang dihadapi akan membantu organisasi mengetahui posisi persaingannya sehingga organisasi mampu mengoptimalkan operasionalnya sehingga organisasi dapat memahami arena, sifat  persaingan serta kekuatan dan kelemahan para pesaing.
• Pelanggan, Situasi pasar dan langganan sangat mempegaruhi perusahaan dalam menyusun strategi, kebijaksanaan dan taktik pemasaran. Untuk mengarahkan kegiatan-kegiatan pemasaran, perusahaan harus menganalisis profil langganan pada masa sekarang dan masa yang akan datang serta kondisi pasar. Perusahaan akan dapat menjaga kelangsungan hidupnya dan berkembang bila ia dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
• Pasar Tenaga Kerja, Tenaga kerja merupakan mitra strategis perusahaan karena dengan memiliki tenaga kerja yang trampil perusahaan dapat melaksanakan aktifitas perusahaan dengan efisien dan mempunyai keunggulan dibandingkan dengan perusahan lain. Oleh karena itu perusahaan harus mampu merekrut dan mempertahankan tanaga kerja yang terampil.
• Lembaga Keuangan, Untuk memperluas usahanya perusahaan memerlikan adanya tambahan modal dari pihak lain yaitu lembaga-lembaga keuangan seperti perbangkan, perusahaan investasi, asuransi dan pasar modal.
• Pemasok, Untuk memproduksi barang dan jasa perusahaan sangat memerlukan peran suplier yaitu untuk menyadiakan behan baku, bahan penolong, energi, peralatan dan input lain yang mendukung proses produksi.

2). Lingkungan eksternal makro (umum)

Lingkungan umum pada lingkungan organisasi merupakan kondisi eksternal yang luas yang dapat mempengaruhi organisasi serta  berpengaruh secara tidak langsung terhadap kinerja organisasi. Lingkunganeksternal makro meliputi berbagai faktor, antara lain kondisi ekonomi, politik dan hukum, sosial budaya, demografi, teknologi, dan kondisi global yang mungkin mempengaruhi organisasi.

• Kondisi ekonomi, Tingkat inflasi, masalah pengangguran, tingkat pertumbuhan pendapatan nasional, keadaan neraca pembayaran, kondisi pasar saham serta fluktuasi kurs valuta asing dan suku bunga, secara umum adalah beberapa faktor ekonomi yang mempengaruhi praktik manajemen dalam aktivitas bisnis. Terdapat hubungan timbal balik antara keadaan perekonomian dan aktivitas bisnis atau dunia usaha. Kestabilan dan pertumbuhan ekonomi akan mendorong  perkembangan dunia usaha, dan sebaliknya perkembangan dunia usaha akan mewujudkan kestabilan dan pertumbuhan ekonomi.
• Kondisi politik dan hukum, Terdapatnya kestabilan politik dan kebijakan pemerintah yang sesuai dapat menciptakan suasana kondusif untuk mengembangkan aktivitas organisasi bisnis di berbagai bidang. Pertimbangan hukum juga perlu diperhatikan perusahaan, antara lain adanya peraturan pemerintah mengenai pembentukan dan  pengawasan organisasi yang membatasi kebijakan manajerial, termasuk dalam hal pengelolaan sumber daya manusia.
• Kondisi sosial budaya, Para manajer perlu memperhatikan adanya perubahan sosial budaya masyarakat khususnya pola dan tren pasar yang dituju. Manajer perlu menyesuaikan strategi bisnis terutama pemasarannya dengan kondisi nilai-nilai sosial, kebiasaan, dan selera konsumen. Sebagai contoh saat ini tren nilai dan selera masyarakat perkotaan adalah kembali ke alam sehingga perusahaan  perlu menyesuaikan strategi pemasarannya, misal dengan membuat produk yang alami tanpa bahan pengawet.
• Kondisi demografi, Kondisi demografi mencakup kebiasaan yang berlaku dalam karakteristik fisik dari populasi, seperti jenis kelamin, usia, tingkat pendidikan, lokasi geografis, pendapatan, konsumsi keluarga. Perubahan pada karakteristik-karakteristik ini dapat berpengaruh pada kebijakan manajemen perusahaan dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengontrol organisasi  bisnisnya.
• Teknologi, Teknologi merupakan salah satu faktor lingkungan umum yang paling dramatis atau paling cepat mengalami perubahan. Teknologi pun menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi keputusan manajer terutama dalam hal  pengembangan produk. Sebagai contoh, saat ini dinamika industry ponsel sedang berkembang pesat, kita selalu mendapat informasi adanya tawaran  produk ponsel dengan berbagai fitur dan manfaat baru dalam waktu yang sangat cepat. Hal ini karena terkait dengan perkembangan teknologi yang terjadi. Dahulu kita hanya mengenal ponsel digunakan untuk menelepon saja, namun dalam waktu beberapa tahun belakangan ini dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, kita sudah dapat menemukan ponsel dengan tambahan fitur kamera, video kamera atau bahkan komputer.
• Globalisasi, Globalisasi adalah salah satu faktor utama yang mempengaruhi organisasi  bisnis. Manajer dari perusahaan besar maupun kecil yang ada di dalam negeri semakin ditantang dengan meningkatnya jumlah pesaing sebagai dampak dari adanya pasar global yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal

b. Lingkungan Internal

Lingkungan internal adalah tempat manajer bekerja yang mencakup budaya perusahaan, teknologi produksi, struktur organisasi, dan fasilitas fisik.Lingkungan internal meliputi ;  pekerja/karyawan, dewan komisaris, dan pemegang saham.

1. Pekerja/karyawan, Pekerja merupakan orang-orang yang bekerja di dalam lingkungan suatu  perusahaan atau organisasi yang menginginkan imbalan berupa upah atau gaji, sementara manajer menginginkan adanya kinerja yang tinggi.
2. Dewan komisaris, Dewan komisaris mewakili kepentingan para pemegang saham dimana dewan komisaris memantau kegiatan dan mengawasi manajemen, serta memastikan kegiatan akan berjalan mencapai tujuan. Kedudukannya adalah independen terhadap manajemen.
3. Pemegang saham, Tanggung jawab pemegang saham didasarkan pada seberapa besar saham mereka terhadap perusahaan. Jika perusahaan memperoleh keuntungan maka mereka memperoleh imbalan sebesar yang mereka sertakan.

c. Pengaruh Lingkungan dan Budaya

Pengaruh terhadap budaya perusahaan internal yang besar datang dari lingkungan eksternal. Budaya dapat sangat  beraneka ragam di dalam organisasi; namun demikian, organisasi yang berada di dalam industri yang sama mungkin menunjukkan karakteristik budaya yang serupa karena beroperasi di dalam lingkungan yang sama.

 

3. Budaya organisasi

Semua organisasi memiliki budaya. Budaya organisasi dibangun dari kepercayaan yang dipegang teguh secara mendalam tentang bagaimana organisasi seharusnya dijalankan atau beroperasi. Budaya merupakan sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara pegawai berperilaku. Budaya organisasi merupakan wujud anggapan yang dimiliki, diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan  bagaimana kelompok tersebut rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang beraneka ragam

 

4. Dimensi Budaya Organisasi

Riset mengemukakan bahwa ada tujuh dimensi yang secara keseluruhan menangkap hakikat budaya organisasi. Setiap dimensi tersebut dari rendah sampai tinggi, yang semata-mata disebut bukan sebagai tipe budaya (rendah) atau tipe budaya (tinggi). Menilai organisasi dari ketujuh dimensi itu akan memberikan gambaran mengenai unsur-unsur pembentuk budaya organisasi tersebut. Dalam banyak organisasi, salah sati dimensi budaya itu kadang muncul di atas yang lain dan biasanya membentuk kepribadian organisasi dan cara kerja kerja anggota organisasi.

• Inovasi dan pengambilan resiko, Kadar seberapa karyawan didorong untuk inovatif dan mengambil risiko.
• Perhatian pada detail, Kadar sebarapa karyawan diharapkan mampu menunjukkan ketepatan, analisis, dan perhatian pada detail.
• Orientasi Hasil, Kadar seberapa manajer berfokus pada hasil atau keluaran bukannya pada cara mencapai hasil itu.
• Orientasi orang, Kadar seberapa keputusan manajemen turut mempengaruhi orang-orang yang ada dalam organisasi.
• Orientasi tim, Kadar seberapa pekerjaan disusun berdasar tim bukannya perorangan.
• Keagresifan, Kadar seberapa keryawan agresif dan bersaing daripada bekerjasama.
• Stabilitas, Kadar seberapa keputusan dan tindakan  organisasi menekankan usaha untuk mempertahankan status.

 

5. Fungsi dan ciri-ciri Budaya Organisasi

Menurut Robbins fungsi budaya organisasi sebagai berikut :

1. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas.
2. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.
3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen
4. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan
5. organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.
6. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan
7. membentuk sikap serta perilaku karyawan.

 

Ciri-ciri Budaya Organisasi :

1. Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana karyawan didukung untuk menjadi inovatif dan mengambil resiko.
2. Perhatian terhadap detail. Sejauh mana karyawan diharapkan menunjukkan kecermatan, analisis dan perhatian terhadap detail.
3. Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannya pada teknik dan  proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.
4. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek pada orang-orang di dalam organisasi itu.
5. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar  tim-tim, ukannya individu.
6. Keagresifan. Berkaitan dengan agresivitas karyawan.
7. Kemantapan. Organisasi menekankan dipertahankannya budaya organisasi yang sudah baik.

 

6. Cara Karyawan Mempelajari Budaya Perusahaan

a. Ceritera-ceritera

Cerita-ceria mengenai bagaimana kerasnya perjuangan pendiri organisasi di dalam memulai usaha sehingga kemudian menjadi maju seperti sekarang merupakan hal yang baik untuk disebarluaskan. Bagaimana sejarah pasang-surut perusahaan dan bagaimana perusahaan mengatasi kemelut dalam situasi tak menentu merupakan kisah yang dapat menodorong dan memotivasi karyawan untuk bekerja keras jika mereka mau memahaminya.

b. Ritual / Upacara-upacara

Semua masyarakat memiliki corak ritual sendiri-sendiri. Di dalam perusahaan, tidak jarang ditemui acara-acara ritual yang sudah mengakar dan menjadi bagian hidup perusahaan. Sehingga tetap dipelihara keberadaannya, contohnya adalah selamatan mulai musim giling di pabrik gula.

c. Simbol-simbol material

Simbol-simbol atau lambang-lambang material seperti pakaian seragam, ruang kantor dan lain-lain, atribut fisik yang dapat diamati merupakan unsur penting budaya organisasi yang harus diperhatikan sebab dengan simbol-simbol itulah dapat dengan cepat diidentifikasi bagaimana nilai, keyakinan, norma, dan berbagai hal lain itu menjadi milik bersama dan dipatuhi anggota organisasi.

d. Bahasa

Bahasa merupakan salah satu media terpenting di dalam mentransformasikan nilai. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, tiap bidang, divisi, strata atau semacamnya memiliki bahasa atau jargon yang khas, yang kadang-kadang hanya dipahami oleh kalangan itu sendiri. Hal ini penting karena untuk dapat diterima di suatu lingkungan dan menjadi bagian dari lingkungan, salah satu syaratnya adalah memahami bahasa yang berlaku di lingkungan itu. Dengan demikian menjadi jelas bahwa bahasa merupakan unsur penting dalam budaya perusahaan

 

Opini

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Pengaruh Lingkungan dalam Budaya Organisasi terdapat Kerjasama yang terarah tersebut dilakukan dengan mengikuti pola interaksi antar tiap individu atau kelompok. Pola interaksi tersebut diselaraskan dengan berbagai atauran, norma, keyakinan, nilai-nilai tertentu sabagaimana ditetapkan oleh para pendiri organisasi itu.Keseluruhan pola interaksi tersebut dalam waktu tertentu akan membentuk suatu kebiasaan bersama atau memebentuk budaya organisasi.

 

Seorang pemimpin harus mengetahui semua hal yang menyangkut tentang organisasi baik secara individu mau kelompok. Sebaiknya sebuah organisasi lebih berprinsip dan berpegang teguh terhadap konsep, visi, dan misinya agar suatu tujuan dari organisasi atau perusahaan dapat tercapai dan terintegrasi dengan baik dan sempurna. Kerjasama dan komunikasi adalah hal terpenting dalam menjalankan kegiatan-kegiatan perusahaan. Agar tercipta kondisi kerja yang baik harus ada interaksi antar pimpinan dengan pegawainya. Sebaiknya seorang pemimpin lebih mempersuasi bawahannya daripada menggunakan kewenangannya untuk memerintah dengan kasar.

REFERENSI :

1. Suad Husnan dan Suwarsono. Studi Kelayakan Proyek, Edisi 3, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 1994.
2. Siswanto Sutojo, Studi Kelayakan Proyek : Teori dan Praktek, seri manajemen No.66, PPM, Jakarta, 1993.
3. Sri Handaru Yuliati dan R. Agus Sartono, Studi Kelayakan, Depdikbud UT, Jakarta, 1985.
4. Suratman, Studi Kelayakan Proyek : Teknik dan Prosedur Penyusunan Laporan, J&J Learning, Edisi 1, Cetakan 1, Yogyakarta, 2001.
5. Husein Umar, Studi Kelayakan Bisnis : Manajemen, Metode dan Kasus.PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2000.
6. Kerzner, Harlord, Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2^nd.ed, CBS Publisher & Distributor, New Delhi.
7. Barrett, Richard (2003). Vocational Business: Training, Developing and Motivating People – Business & Economics– halaman 51.
8. Griffin, R. (2006). Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
9. Lee Katz, Robert (1974). Skills of an Effective Administrator. Harvard Business Press.
10. Sunaryo, Widodo. Pengantar Pemahaman Tentang Manajemen. Slide Presentasi Program Pascasarjana Universitas Pakuan.

 

SUMBER LAIN :

Wikipedia.org. Manajemen.