Mendesain Struktur Organisasi - Desain Dasar dan Desain Adaptif
Struktur organisasi berkaitan dengan hubungan yang relatif tetap diantara
berbagai tugas yang ada dalam organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan
pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi.
Pembentukan struktur organisasi dihadapka pada dua hal, yaitu diferensiasi atau
pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi
dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara
organisasi membagi tugas diantara anggota organisasi dan
menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut.
Ada lima
keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu:
1). Pembagian tugas (division of labor)
Berkaitan dengan
proses membagi tugas ke dalam suatu unit-unit tugas yang
secara berturut-turut lebih kecil. Manfaat mengorganisasikan tugas
adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu
menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam
pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan.
Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain
yang penting karena akan bedampak pada efektivitas organisasi.
2). Departementasi
Merupakan proses
mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen.
Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal
pokok.
3). Rentang kendali
Berkaitan dengan
jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif oleh seorang atasan.
Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit tingkat
hirarki, banyak orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk struktur
organisasi datar (flate). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer
hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi.
Hal tersebut dapat menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam
organisasi
4). Delegasi wewenang
Berkaitan dengan
sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki organisasi,
jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan jika hanya ada
di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan
karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapka
sentralisasi.
5). Mekanisme koordinasi
Organisasi harus
mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga metode
yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi:
- Standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi
- Standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi
- Standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan
A. Mendesain Organisasi
Teori Desain Organisasi
Menurut Burns dan
Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain
organisasi mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal
berkaitan dengan struktur organisasi. Ketika lingkungan eksternal stabil,
internal organisasi dikelola dengan peraturan, prosedur dan hirarki wewenang
yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat pada tingkat puncak, dan
sentralisasi weenang yang kuat, atau struktur organisasi mekanistik. Namun jika
organisasi menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, memiliki
struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan.
Dimensi
Struktur Organisasi
Desain dan struktur Organisasi
merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan
kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi
dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama
desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan.
Struktur adalah cara sesuatu disusun
atau dibangun Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang
untuk mencapai sebuah tujuan.
Robbins
(2007) mendefinisikan
struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dibagi, dan
dikelompokkan secara formal.
Sedangkan organisasi merupakan unit
sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih,
dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai
serangkaian tujuan bersama.
Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich
(2008) mendefinisikannya
sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja
jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau
tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur
organisasi.
Ada enam elemen yang perlu
diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :
- Spesialisasi Pekerjaan adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri
- Departementalisasi adalah dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama
- Rantai komando adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
- Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
- Sentralisasi – Desentralisasi. Sentralisasi adalah sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi
- Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.
B. Struktur Mekanistik dan Organic
Struktur
organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu
tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Ketika
para manajer menyusun atau mengubah struktur organisasi, mereka terlibat dalam
desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-keputusan mengenai keenam
unsur penting :
- Spesialisasi kerja : sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan tersendiri; juga dikenal sebagai pembagian kerja
- Departementalisasi: dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu grup. Terdapat lima bentuk umum departementalisasi:
Aturan umumnya
tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, dan wewenang pengambilan
keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik. Perbedaan
keduanya dapat dilihat pada tabel berikut,
Struktur
Organisasi Mekanistik dan Organik
|
Mekanistik |
Organik |
|
Tugas dibagi dalam spesialisasi tinggi Tugas diterapkan secara jelas dan kaku Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara kaku
dengan banyak aturan Pengendalian tugas sentralistis, tugas diarahkan dari
puncak organisasi Komunikasi bersifat vertikal melalui hirarki formal |
Spesialisasi tugas tidak begitu tinggi, pekerja
melakukan beragam tugas untuk menyelesaikan tugas kelompok Tugas tidak dirinci secara ketat, karyawan dapat
menyesuaikan dan merumuskan kembali tugas nya melalui interaksi sesama
karyawan Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara
informal dan sedikit aturan Pengendalian tugas berada pada tiap bagian dalam
organisasi Komunikasi bersifat horisontal, karyawan dapat
berkomunikasi dengan siapa saja yang diperlukan dalam organisasi |
C. Faktor
– Faktor Kontinjensi Yang Memengaruhi Pilihan Struktur
Setelah memahami
dimensi struktur pada artikel sebelumnya, maka pada artikel ini akan dijelaskan
pentingnya faktor-faktor kontingensi yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
organisasi. Adapun faktor-faktor tersebut adalah ukuran dari organisasi, teknologi
yang digunakan, lingkungan eksternal, tujuan dan strategi serta budaya dari
organisasi.
- Ukuran organisasi atau size, dapat dilihat dari organisasi secara keseluruhan atau dilihat dari sudut pandang divisional
- Teknologi yang digunakan organisasi dimaksud dengan alat, teknik maupun aksi yang digunakan untuk mengubah input menjadi output
- Lingkungan eksternal dimaksud dengan beberapa batasan luar organisasi seperti pemerintah,pelanggan, pemasok, dan komunitas keuangan
- Tujuan dan strategi organisasi, hal ini mendefinisikan tujuan dan teknik kompetisi yang dilakukan oleh organisasi
- Budaya organisasi, dimaksud dengan nilai yang mendasari suatu organisasi didalam bertindak.
Kelima faktor
diatas beserta dengan dimensi struktural yang dijelaskan pada artikel sebelumnya
adalah saling terkait. Dalam hal ini, faktor kontingensi tertentu akan
mempengaruhi dimensi struktural lainnya, seperti spesialisasi, formalisasi
hingga komponen hirarki dalam organisasi.
D. Desain
Organisasi Tradisional
Desain organisasi tradisional berupa :
1. Struktur sederhana
Desain organisasi dengan departementalisasi
rendah, rentang kendali luas, wewenang terpusat, dan formalisasi rendah.
Kebanyakan digunakan oleh pengusaha kecil dimana pemilik dan manajer adalah satu
orang yang sama. Ketika organisasi bertumbuh dengan bertambahnya tugas dan
kebutuhan jumlah karyawan maka manajer memilih untuk mengorganisasi berdasarkan
pada;
2. Struktur fungsional
Struktur organisasi yang mengelompokkan
spesialisasi pekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok
3. Struktur divisional
Struktur organisasi yang terdiri atas unit
atau divisi yang terpisah dan mempunyai otonomi yang relatif terbatas dengan
manajer divisi yang mempunyai wewenang dan bertanggung jawab atas operasional
kinerja unitnya. Contoh Wal Mart Stores Inc. Divisinya meliputi Wal Mart Realty
International, Specialty Store, Sam’s Club dan Supercenters
E. Desain
Organisasi Kontemporer
Desain organisasi kontemporer berupa :
1. Struktur berbasis tim
Struktur organisasi di mana keseluruhan
organisasi tersusun oleh sejumlah kelompok kerja atau tim. Untuk itu
pemberdayaan karyawan dan kebebasan dalam mendesain pekerjaan menurut cara
mereka yang paling baik sangat menentukan keberhasilan karena tidak ada garis
wewenang manajerial yang kaku yang mengalir dari atas ke bawah
2. Struktur matriks
Struktur organisasi yang menugaskan para
spesialis dari departemen fungsional yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu
atau lebih proyek. Para karyawan dalam organisasi matriks mempunyai dua
manajer: manajer departemen fungsional dan manajer proyek atau manajer produk
mereka yang berbagi wewenang. Manajer proyek mempunyai otoritas atas anggota
fungsional yang terkait dengan sasaran proyek, sementara keputusan kenaikan pangkat
dan usulan gaji menjadi tanggung jawab manajer fungsional
3. Struktur proyek
Struktur organisasi di mana para karyawan
senantiasa bekerja di sejumlah proyek. Berbeda dengan struktur matriks,
struktur proyek tidak mempunyai departemen formal tempat para karyawan kembali
setelah proyek selesai. Sebagai gantinya mereka akan membentuk lagi sepanjang
proyek baru membutuhkan
4. Organisasi tanpa batas
Organisasi yang desainnya tidak didefinisikan
oleh atau terbatas pada batas-batas horizontal, vertical, atau eksternal yang
dipaksakan oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya
5. Organisasi pembelajar
Organisasi yang telah mengembangkan kemampuan
untuk terus menerus beradaptasi dan berubah karena para anggota berperan aktif
dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan
F. Mengorganisasikan
Untuk Berkolaborasi
Kolaborasi adalah
praktek kerja dimana individu bekerja sama, untuk tujuan yang sama, untuk
mencapai manfaat bisnis dengan maksud mencapai efisiensi dan efektifitas
Definisi Kolaborasi merupakan proses partisipasi beberapa
orang, kelompok, dan organisasi yang bekerja sama untuk mencapai hasil yang
diinginkan. Kolaborasi menyelesaikan visi bersama, mencapai hasil positif bagi
khalayak yang mereka layani, dan membangun sistem yang saling terkait untuk
mengatasi masalah dan peluang. Kolaborasi juga melibatkan berbagi sumber daya
dan tanggung jawab untuk secara bersama merencanakan, melaksanakan dan
mengevaluasi program-program untuk mencapai tujuan bersama. Anggota kolaborasi
harus bersedia untuk berbagi visi, misi, kekuatan, sumber daya dan tujuan.
Definisi Umum:
Bentuk penataan yang kooperatif diantara dua pihak atau lebih (yang mungkin
atau mungkin tidak memiliki hubungan sebelumnya) yang bekerja bersama-sama
untuk mencapai tujuan bersama.
Tujuan
Kolaborasi
Tujuan dari kolaborasi
adalah untuk membawa individu, lembaga, organisasi, dan masyarakat itu sendiri
bersama-sama dalam suasana mendukung secara sistematis memecahkan masalah yang
ada dan muncul yang tidak bisa dengan mudah diselesaikan oleh satu kelompok
saja. Kolaborasi harus fokus pada peningkatan, komunikasi kapasitas dan
efisiensi sekaligus meningkatkan hasil.
Prinsip-prinsip
Kolaborasi
- Mulailah dengan tujuan yang mempersatukan.
- Menciptakan, memelihara dan melihat kembali Misi dan pernyataan Visi. Visi merupakan gambaran masa depan dan harus ditulis dalam konteks masa sekarang. Misi menjelaskan tujuan dari kerjasama – ini adalah alasan mendasar untuk keberadaan kolaborasi itu.
- Tetapkan tujuan dan sasaran yang terukur.
- Tetapkan harapan yang tinggi – mengharapkan yang terbaik dari orang-orang yang dengannya Anda bekerja.
- Sebagai kelompok, identifikasi pemimpin untuk kolaborasi yang berpikiran terbuka, bersedia untuk berbagi kepemimpinan dan memberdayakan orang lain.
- Menunjukkan rasa hormat bagi anggota kolaborasi (mempertimbangkan waktu orang, transportasi, kebutuhan perawatan anak, akses dan kenyamanan, mengakui kontribusi orang lain, dan menjadi fleksibel.)
- Mengembangkan komunikasi yang terbuka dan jujur - ingatlah bahwa setiap orang perlu didengarkan.
- Mendapatkan umpan balik dan mengevaluasi upaya kolaborasi.
- Bertahan dengan hal itu, bertahan dan saling mendukung!
- Rayakan keberhasilan.
Manfaat
Kolaborasi
Manfaat
kolaborasi mungkin langsung atau jangka panjang, langsung atau tidak langsung.
Penting untuk dicatat bahwa beberapa anggota kolaborasi mungkin akan mendapat
keuntungan lebih dari yang lain. Manfaat meliputi :
- Peningkatan pengiriman pemrograman;
- Peluang bagi pengembangan profesional;
- Peningkatan komunikasi dan informasi yang disempurnakan;
- Peningkatan penggunaan program dan sumber daya yang tersedia dalam komunitas;
- Penghapusan duplikasi;
- Datang dalam berbagai bentuk, ukuran dan durasi yang bervariasi – satu ukuran tidak cocok untuk semua
- Peningkatan ketersediaan sumber daya, dan
- Peningkatan citra publik.
- Permasalahan sarana dan mentalitas;
- Kurangnya staf atau waktu untuk berpartisipasi dalam kolaborasi;
- Benturan dengan fokus dan prioritas organisasi antara kolaborasi dan anggotanya;
- Ketidakpercayaan dari organisasi lain;
- Memperlambat pengambilan keputusan;
- Terbatasnya sumber daya atau kurangnya keinginan untuk berbagi sumber daya yang ada;
- Posisi pernyataan yang tidak sesuai dengan kebijakan dari anggota koalisi individu;
- Penarikan dukungan sebagai akibat dari tekanan luar dari individu atau kelompok;
- Penurunan tingkat kerjasama antar kolaborator selama krisis.
Hambatan
kolaborasi
- Permasalahan sarana dan mentalitas;
- Kurangnya staf atau waktu untuk berpartisipasi dalam kolaborasi;
- Benturan dengan fokus dan prioritas organisasi antara kolaborasi dan anggotanya;
- Ketidakpercayaan dari organisasi lain;
- Memperlambat pengambilan keputusan;
- Terbatasnya sumber daya atau kurangnya keinginan untuk berbagi sumber daya yang ada;
- Posisi pernyataan yang tidak sesuai dengan kebijakan dari anggota koalisi individu;
- Penarikan dukungan sebagai akibat dari tekanan luar dari individu atau kelompok;
- Penurunan tingkat kerjasama antar kolaborator selama krisis.
Kasus
Bisnis untuk Kolaborasi
Definisi lain
dari kolaborasi adalah “Sebuah pengalaman penggunaan untuk audio, video, web,
dan kolaborasi data yang memecah jarak, waktu, dan hambatan media, dan
memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan satu sama lain di mana saja,
kapan saja, dan di media apapun dari beberapa titik akhir”
Secara implisit
dalam definisi ini adalah tiga keunggulan penting dari aplikasi kolaborasi:
kedekatan, kesederhanaan dan interoperabilitas.
- Kedekatan: Dalam rangka untuk memberikan dampak bisnis yang maksimal, solusi kolaborasi (produk dan aplikasi yang terkait) harus tersedia pada permintaan dan dukungan interaksi real-time sehingga karyawan Anda dapat bertemu kapan saja mereka perlu, dan di mana pun mereka berada. Bagi peserta yang tidak dapat berinteraksi secara real-time, solusi kolaborasi yang benar memungkinkan semua elemen dari suara-sesi, konten, dan video-akan diarsipkan sebagai pengalaman keseluruhan untuk akses kemudian hari dan berbagi.
- Kesederhanaan: Pengalaman pengguna memainkan peran penting dalam solusi kolaborasi. Karena banyak orang menghadapi perubahan kebiasaan kerja yang ditetapkan dengan keengganan, solusi kolaboratif harus mudah digunakan untuk mencapai adopsi pengguna akhir secara luas yang sangat penting bagi perwujudan penuh dari manfaat bisnis dan, bukan yang tidak signifikan, pengembalian investasinya.
- Interoperabilitas: Solusi Kolaborasi yang disusun bukan satu produk atau aplikasi, tetapi serangkaian produk yang terintegrasi dan aplikasi yang mencakup suara telepon, konferensi suara dan video serta berbagi konten, maupun informasi Unified Communications (UC) lainnya seperti fitur konferensi Web, presence awareness, dan instant messaging. Hal penting berikutnya adalah setiap elemen tunggal dari solusi kolaborasi harus didasarkan pada standar yang terbuka dari suatu organisasi independen yang diakui seperti International Telecommunication Union (ITU). Dari perspektif kegunaan, interoperabilitas berarti bahwa solusi kolaborasi harus berinteraksi satu sama lain, terlepas dari lingkungan jaringan UC yang mendasarinya.
Pengaruh
Kolaborasi terhadap Bisnis secara keseluruhan
Ketika para
karyawan memiliki perangkat kolaborasi yang mudah digunakan dan memungkinkan
sesuai permintaan interaksi, perusahaan biasanya mengalami dua perubahan
mendasar :
- Bisnis dapat “merasakan dan merespon” lebih cepat
- Kualitas keputusan bisnis dengan meningkatkan “akses di mana saja” untuk informasi penting dan personil kunci
Kedua perubahan
tersebut akan memiliki implikasi langsung terhadap kasus bisnis untuk
berkolaborasi. Ketika kita mempertimbangkan peluang untuk meningkatkan
kecepatan dan agility perusahaan, kita perlu melakukan mengidentifikasi operasi
dan proses yang lebih baik dan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat
membuat perbedaan nyata dalam kinerja bisnis. Kita dapat mengupayakan bahwa
perusahaan dapat mencapai keuntungan yang signifikan tidak hanya dengan alur
kerja dan proses yang melibatkan pekerja yang mobile atau virtual, tetapi juga
dengan karyawan yang lokasinya-tetap juga.
Perusahaan dapat
meningkatkan kinerjanya dengan memanfaatkan kolaborasi untuk :
- Mengurangi Biaya Overhead Karyawan
- Mengurangi Kebutuhan Travel
- Turut mendukung program ‘Go Green’
- Pelatihan jarak jauh
- Manajemen Proyek
Penggunaan
kolaborasi juga dapat diterapkan lebih luas dalam proses perekrutan SDM – baik
dalam hal mengurangi beban yang berhubungan dengan perjalanan maupun dalam
mempercepat perekrutan seluruh alur kerja dan wawancara. Perhatikan bahwa biaya
dapat dieliminasi apabila wawancara dapat dilakukan dengan menggunakan
konferensi video bukan dengan menerbangkan calon ke lokasi manajer perekrutan.
Perhatikan contoh
pada Gambar 3, berdasarkan statistik dari Departemen Tenaga Kerja Amerika
Serikat dan pengalaman dari sebuah perusahaan bioteknologi di luar Boston yang
secara aktif menggunakan konferensi video dalam proses perekrutan mereka.
Selain melakukan wawancara jarak jauh, mereka merekam dan arsip sesi sehingga
stakeholder informasi lainnya dapat meninjau sesi di lain waktu-meningkatkan paparan
calon dan membantu memastikan keputusan perekrutan terbaik.
Akselerasi
kecepatan bisnis dapat membawa dampak yang signifikan terhadap pekerjaan kunci
lainnya mengalir juga. Gambar 4 menggambarkan bagaimana penggunaan solusi
kolaboratif dapat menghasilkan reduksi yang cukup besar dalam interval
pengembangan produk dengan memperketat hubungan baik secara internal antara
beberapa departemen dan kelompok kerja, maupun eksternal dengan mitra-mitra
utama dan pemasok.
Kesimpulan
Kolaborasi
Kolaborasi dapat
didefinisikan sebagai proses partisipasi sekelompok orang, dan atau organisasi
yang bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan, dengan menyelesaikan
visi secara bersama, dengan memberikan hasil positif bagi konsumennya, dan
membangun sistem yang saling terkait untuk mengatasi masalah dan peluang.
Kolaborasi akan melibatkan berbagi sumber daya dan tanggung jawab yang
bersama-sama merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi program-program untuk
mencapai tujuan bersama, dimana seluruh anggota kolaborasi harus bersedia untuk
berbagi visi, misi, kekuatan, sumber daya dan tujuan.
Penerapan
kolaborasi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari hari dapat memberikan
nilai tambah dengan mengurangi biaya dan alur kerja secara signifikan.
Kolaborasi dalam penerapan dalam kegiatan bisnis dapat diterapkan untuk
mewujudkan karyawan yang mobile, sehingga mereduksi biaya perjalanan, lebih
ramah lingkungan karena menghemat pemakaian kertas, emisi gas buang, serta
meningkatkan kecepatan dengan mengurangi beberapa alur operasional.
G. Pengaturan
– Pengaturan Kerja Yang Fleksibel
Flexible Working Time atau Flexi Time
adalah sistem pengaturan kerja yang memberi lebih banyak kebebasan kepada
karyawan dalam mengatur jam kerja mereka. Flexi Time memegang prinsip bahwa jam
kerja karyawan tidak mutlak, asalkan pekerjaan selesai tepat waktu dengan
kualitas pekerjaan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Serta bisa
memenuhi jumlah jam yang sudah disepakati dalam perjanjian kerja, yaitu 40 jam
per minggu. Biasanya perusahaan yang memiliki sistem Flexitime ini juga
membebaskan tempat bekerja para karyawan sehingga mereka tidak perlu ke kantor
setiap hari.
Jam kerja fleksibel adalah sistem pengaturan
kerja yang memberi lebih banyak kebebasan kepada karyawan dalam mengatur jam
kerja mereka. Banyak manfaat yang didapat jika menggunakan sistem jam kerja
fleksibel. Tidak hanya karyawan yang merasakan, namun perusahaan juga akan
mendapat efek yang positif.
1. Keuntungan Menggunakan Flexi Time
a. Produktivitas Karyawan
Meningkat
Evaluasi kepuasan kinerja karyawan
yang menurun bisa jadi disebabkan oleh banyak hal. Salah satunya adalah
ketidaktepatan penerapan sistem jam kerja. Anda dapat menjadikan jam kerja
fleksibel sebagai solusinya. Menurut penelitian The Motley Fool, jam kerja
fleksibel dapat meningkatkan produktivitas 60% karyawan daripada mereka harus
bekerja di kantor dengan jam kerja rutin. Karena mereka bisa memiliki manajemen
waktu yang lebih baik. Produktivitas karyawan dapat meningkat karena mereka
bekerja pada waktu yang paling maksimal menurut mereka. Sehingga risiko
kesalahan akibat human error dan lembur kerja dapat dihindari.
b. Karyawan Memiliki Pola
Hidup Seimbang dan Bahagia
c. Retensi Karyawan
Meningkat
Melihat begitu banyak manfaat yang
akan diterima karyawan, baik secara materiil maupun secara psikis, tentu mereka
akan semakin loyal terhadap perusahaan. Karyawan akan menghilangkan keinginan
untuk keluar dari perusahaan dengan sistem flexi time. Artinya, retensi
karyawan akan meningkat dan turnover rate karyawan semakin menurun. Flexi time
dapat menjadi salah satu strategi Anda mempertahankan karyawan perusahaan.
d. Daya Tarik Perekrutan
Karyawan
Flexi time juga dapat menjadi salah
satu daya tarik besar dalam merekrut karyawan. Penelitian menunjukkan 70% calon
karyawan lebih tertarik pada pekerjaan yang memiliki jam kerja fleksibel.
Bahkan 30% calon karyawan akan memilih pekerjaan dengan gaji yang tidak terlalu
tinggi namun memiliki jam kerja fleksibel daripada pekerjaan dengan gaji yang
tinggi namun tidak menggunakan sistem flexi time.
e. Karyawan Lebih Hemat
Karyawan akan menekan biaya
transportasi karena tidak harus ke kantor setiap hari. Selain biaya, potensi
mengalami kecelakaan kerja saat berangkat ke kantor juga terhindari. Secara
tidak langsung, kemacetan jalan juga akan berkurang.
2. Langkah
Pengaturan Flexi Time
Ketika perusahaan Anda memutuskan
untuk menggunakan salah satu model kerja Flexi Time diatas, maka ada baiknya
Anda mengetahui langkah tepat menerapkan Flexi time di perusahaan.
Pertama, Anda
harus mempersiapkan perjanjian kerja yang akan ditawarkan kepada karyawan.
Pastikan kebijakan perusahaan sudah jelas dalam mengatur jam kerja karyawan.
Jangan lupa juga untuk melibatkan karyawan dalam hal ini agar aspirasi mereka
tersampaikan.
Kedua, buat
manajemen kerja karyawan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mulai
dari pembagian jam kerja, siapa saja yang harus hadir pada jam-jam tertentu,
siapa saja yang harus bertemu dan meeting dengan klien, dan sebagainya.
Ketiga, perusahaan
juga harus memastikan setiap karyawan memiliki koneksi internet yang bagus dan
stabil sehingga dapat dihubungi kapanpun ketika mereka tidak sedang di kantor.
Selain itu, perusahaan harus menyiapkan teknologi pengelola karyawan yang
tepat. Karena perbedaan jam kerja yang kompleks, perusahaan, terutama Anda
sebagai HR harus menyiapkan hal tersebut. Gunakan software HR berbasis cloud
untuk memudahkan pengelolaan data perusahaan dan data karyawan. Tentukan juga
platform yang memungkinkan komunikasi berjalan lancar.
Keempat,
berlakukan masa percobaan terlebih dahulu lalu evaluasi setiap bulannya. Untuk
membantu proses evaluasi jam kerja fleksibel, software HR tersebut akan merekam
hasil pekerjaan karyawan secara tertib. Sehingga proses monitoring dan evaluasi
akan memiliki data yang lebih valid dan terukur meskipun karyawan dan Anda
sebagai tim HR jarang bertatap muka.
3. Langkah
Menerapkan Flexi Time
Seperti yang sudah disinggung sedikit
di atas, persiapan pelaksanaan jam kerja fleksibel harus dilakukan secara matang.
Selain itu semua, instrumen pendukung sistem kerja ini harus dapat
dipertanggungjawabkan dan dipastikan mampu mengontrol produktivitas karyawan.
Talenta, sebagai software HR berbasis cloud yang terpercaya, memiliki fitur
yang dapat membantu Anda mengelola absensi karyawan meskipun menggunakan flexi
time.
REFERENSI :
- Suad Husnan dan Suwarsono. Studi Kelayakan Proyek, Edisi 3, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 1994.
- Siswanto Sutojo, Studi Kelayakan Proyek : Teori dan Praktek, seri manajemen No.66, PPM, Jakarta, 1993.
- Sri Handaru Yuliati dan R. Agus Sartono, Studi Kelayakan, Depdikbud UT, Jakarta, 1985.
- Suratman, Studi Kelayakan Proyek : Teknik dan Prosedur Penyusunan Laporan, J&J Learning, Edisi 1, Cetakan 1, Yogyakarta, 2001.
- Husein Umar, Studi Kelayakan Bisnis : Manajemen, Metode dan Kasus.PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2000.
- Kerzner, Harlord, Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2nd.ed, CBS Publisher & Distributor, New Delhi.
- Barrett, Richard (2003). Vocational Business: Training, Developing and Motivating People – Business & Economics– halaman 51.
- Griffin, R. (2006). Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
- Lee Katz, Robert (1974). Skills of an Effective Administrator. Harvard Business Press.
- Sunaryo, Widodo. Pengantar Pemahaman Tentang Manajemen. Slide Presentasi Program Pascasarjana Universitas Pakuan.
- David, Fred R. 2011. Strategic Management Manajemen Strategi Konsep, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.
- Wheelen, Thomas L., Hunger, J. David. 2010. Strategic Management and Business Policy Achieving Sustainability. Twelfth Edition. Pearson.
- Hariadi, Bambang. 2003. Strategi Manajemen. Malang: Banyumedia Publishing.
- Mulyadi. 2001. Akuntansi Manajemen : Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
- Suwandiyanto, M. 2010. Manajemen Strategi dan Kebijakan Perusahaan. Online.
SUMBER LAIN :
Wikipedia.org. Manajemen.
https://cerdasco.com/proses-manajemen-strategis/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar