DASAR DASAR MANAJEMEN - PENGANTAR DASAR - DASAR MANAJEMEN

Pengantar Dasar-Dasar Manajemen

 

Ruang Lingkup Dasar – Dasar Manajemen

Pengertian Manajemen dan Empat Fungsi Dasar Manajemen – Setiap organisasi memiliki berbagai sumber daya yang harus dikelola oleh manajemen yang  profesional agar sumber daya tersebut dapat memberikan konstribusi yang paling maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasinya. Secara definisi, Manajemen dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan (termasuk perencanaan dan pembuatan keputusan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber daya organisasi (tenaga kerja, keuangan, fisik dan informasi) yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif  (Menurut R.W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Management, 2013:5).

 

Pengertian Manajemen menurut para Ahli

1. Pengertian Manajemen menurut Sawaldjo Puspopranoto (2006:99), Manajemen adalah Proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan bekerja bersama dan melalui orang-orang dan sumber daya organisasi lainnya.
2. Pengertian Manajemen menurut Malayu S.P. Hasibuan (2000:2), Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efiesien untuk mencapai satu tujuan.
3. Pengertian Manajemen menurut T. Hani Handoko (2000:10), Manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan.
4. Pengertian Manajemen menurut Richard L. Daft (2002:8), Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumber daya organisasi.

1. Pengertian Manajemen

Secara etimologi, kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Manajemen adalah suatu cara/seni mengelola sesuatu untuk dikerjakan oleh orang lain. Untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien yang bersifat masif, kompleks dan bernilai tinggi tentulah sangat dibutuhkan manajemen. Sebagai contoh, karya-karya seni peradaban manusia seperti menara Eifel, tembok besar Cina, candi Borobudur dan lain sebagainya merupakan hasil dari suatu proses manajemen yang sukses.

 

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

 

Ilmu Manajemen sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya Piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada orang yang melaksanakan manajemen sehingga mampu merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

 

2. Empat Fungsi Dasar Manajemen

Berdasarkan definisi diatas, jelas bahwa Manajemen dalam sebuah organisasi memiliki 4 Fungsi Dasar yaitu Perencanaan dan Pembuatan Keputusan, Pengorganisasian, Pimpinan dan Pengendalian yang digunakan untuk mengelola sumber daya organisasinya sehingga mencapai sasaran yang ditentukan secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai 4 Fungsi Dasar Manajemen.

1. Perencanaan (Planning), Dalam definisi tersebut mengatakan bahwa fungsi dasar pertama dari Manajemen adalah Perencanaan dan Pembuatan keputusan. Pada dasarnya, Perencanaan atau Planning adalah menentukan Tujuan Organisasi dan memutuskan cara yang terbaik untuk mencapainya. Sedangkan Pembuatan Keputusan adalah bagian dari Perencanaan yang berkaitan dalam memilih langkah-langkah atau tugas yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran organisasinya. Dalam perencanaan harus memiliki batas waktu hingga kapan tugas-tugas tersebut harus dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.
2. Pengorganisasian (Organizing), Setelah membuat perencanaan dan menetapkan langkah-langkah ataupun tugas-tugas untuk mencapai sasaran organisasi, fungsi manajemen selanjutnya adalah mengorganisir orang-orang yang tepat dan sumber daya lainnya untuk menjalankan perencanaan yang ditetapkan. Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Pengorganisasian (Organizing) adalah  mendelegasikan tugas-tugas yang telah ditetapkan dalam perencanaan kepada individu ataupun kelompok yang terdapat dalam organsasi yang bersangkutan. Dalam fungsi Pengorganisasian terdapat pengelompokan kegiatan dan penyusunan Struktur Organisasi serta menjelaskan fungsi-fungsi dari setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut dalam Struktur organisasi tersebut.
3. Pemimpinan (Leading), Setelah menetapkan Perencanan dan mengorganisir sumber daya yang diperlukan, Fungsi ketiga Manajemen adalah Pemimpinan (Leading) atau ada yang menyebut fungsi manajemen ini sebagai Pengarahan (Directing). Pemimpinan (Leading) dalam Manajemen adalah serangkaian proses yang digunakan agar setiap anggota yang berada dalam organisasi dapat bekerjasama dalam mencapai sasaran organisasi. Seorang Manajer harus dapat menuntun, mengarahkan, menggerakan dan memotivasi serta mempengaruhi bawahan agar dapat melakukan tugas-tugas yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi.
4. Pengendalian (Controlling), Fungsi Manajemen yang terakhir adalah Pengendalian atau Controlling, Fungsi Pengendalian ini berkaitan dengan penghimpunan informasi-informasi yang digunakan untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja organisasi, memantau perkembangan tugas yang telah direncanakan sebelumnya dan mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi. Dalam fungsi pengendalian ini, seorang manajer selalu mengawasi jalannya suatu tugas atau kegiatan yang terarah ke pencapaian Tujuan Organisasi yang telah ditetapkannya.

Orang yang bergerak di bidang manajemen disebut “manajer”. Manajer berorientasi kepada pekerjaan, manusia, sumber daya dan pencapaian. Untuk dapat berjalan dan mencapai tujuan tertentu, maka manajer membutuhkan suatu wadah yang disebut dengan organisasi. Baik buruknya kualitas suatu organisasi di tentukan oleh baik buruknya seorang manajer dalam memilih sumber daya dan orang yang tepat untuk ditunjuk dan dipercayakan menempati kedudukan dalam organisasi tersebut. Seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi

3. Teori Manajemen

Ada 6 macam teori manajamen diantaranya:

Aliran klasik: Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

Aliran perilaku: Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.

Aliran manajemen Ilmiah: aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.

Aliran analisis sistem: Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya.

Aliran manajemen berdasarkan hasil: Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan.

Aliran manajemen mutu: Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen.

3. Prinsip – Prinsip Umum Manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari :

• Pembagian kerja (division of work)
• Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
• Disiplin (discipline)
• Kesatuan perintah (unity of command)
• Kesatuan pengarahan (unity of direction)
• Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests to the general interests)
• Pembayaran upah yang adil (renumeration)
• Pemusatan (centralisation)
• Hirarki (hierarchy)
• Tata tertib (order)
• Keadilan (equity)
• Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
• Inisiatif (Inisiative)
• Semangat kesatuan (esprits de corps)

 

4. Piramida Kekuasaan Dan Jenjang Manajemen

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

 

Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

 

Gambar  Piramida Jenjang Manajemen

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan permintaan pekerjaan.

5. Keterampilan (Skill) Yang Dituntut Bagi Seorang Manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill), Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill), Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill), Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :

• Keterampilan manajemen waktu, Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
• Keterampilan membuat keputusan, Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

 

OPINI

Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

 

Fungsi kepemimpinan merupakan kunci yang paling utama dalam kegiatan manajemen, maka dari itu peran seorang manajer sangatlah penting. Untuk membuat orang lain mengerjakan sesuatu mencapai suatu tujuan organisasi tentu bukanlah hal yang mudah, karena dibutuhkan seni dan skill dari seorang manajer yang handal. Manajer handal yang baik adalah manajer yang mampu membentuk orang lain sebagai pengganti dirinya. Keberadaan manajer yang handal merupakan aset terbesar sebuah organisasi atau perusahaan yang sangat bernilai.

 

Ada banyak teori mengenai manajemen yang efektif dan efisien, bahkan antara teori yang satu dan lainnya dapat saling bertolak belakang. Dalam pengaplikasiannya manajemen yang efektif dan efisien dapat dilakukan oleh seorang manajer dengan berbagai teori yang berbeda seusia dengan situasi dan kondisi. Definisi dari manajemen itu sendiri, belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

REFERENSI :

1. Suad Husnan dan Suwarsono. Studi Kelayakan Proyek, Edisi 3, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 1994.
2. Siswanto Sutojo, Studi Kelayakan Proyek : Teori dan Praktek, seri manajemen No.66, PPM, Jakarta, 1993.
3. Sri Handaru Yuliati dan R. Agus Sartono, Studi Kelayakan, Depdikbud UT, Jakarta, 1985.
4. Suratman, Studi Kelayakan Proyek : Teknik dan Prosedur Penyusunan Laporan, J&J Learning, Edisi 1, Cetakan 1, Yogyakarta, 2001.
5. Husein Umar, Studi Kelayakan Bisnis : Manajemen, Metode dan Kasus.PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2000.
6. Kerzner, Harlord, Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2^nd.ed, CBS Publisher & Distributor, New Delhi.
7. Barrett, Richard (2003). Vocational Business: Training, Developing and Motivating People – Business & Economics– halaman 51.
8. Griffin, R. (2006). Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
9. Lee Katz, Robert (1974). Skills of an Effective Administrator. Harvard Business Press.
10. Sunaryo, Widodo. Pengantar Pemahaman Tentang Manajemen. Slide Presentasi Program Pascasarjana Universitas Pakuan.

 

SUMBER LAIN :

Wikipedia.org. Manajemen.