DASAR DASAR MANAJEMEN - PENGANTAR MANAJEMEN

Ruang Lingkup Dasar – Dasar Manajemen

Pengertian Manajemen - Setiap organisasi memiliki berbagai sumber daya yang harus dikelola oleh manajemen yang  profesional agar sumber daya tersebut dapat memberikan konstribusi yang paling maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasinya. Secara definisi, Manajemen dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan (termasuk perencanaan dan pembuatan keputusan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber daya organisasi (tenaga kerja, keuangan, fisik dan informasi) yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif  (Menurut R.W. Griffin dalam bukunya yang berjudul Management, 2013:5).

 

Untuk mengetahui pengertian manajemen yang lebih mendalam, marilah kita meninjau terlebih dahulu batasan/definisi para ilmuwan, di antaranya :

John D. Millet dalam bukunya: Management in the Public Service”, memberikan definisi sebagai berikut: Manajemen adalah proses pemberian bimbingan dan pemberian fasilitas dari pada pekerjaan orang-orang yang diorganisasikan di dalam organisasi-organisasi formal guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

Koontz dan O’Donnell dalam bukunya “Principle of Management”, menjelaskan bahwa: Manajemen adalah mendapatkan sesuatu yang dikerjakan atau dilakukan melalui usaha-usaha orang lain.

George R. Terry dalam bukunya “Principle of Management”, menjelaskan bahwa: Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya melalui usaha-usaha orang lain.

 

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses penyelenggaraan kerja guna mencapai tujuan dengan melakukan pengawasan yang kontinyu. Di mana dalam proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan tersebut dengan melalui orang-orang.

  

Secara etimologi, kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur”. Manajemen adalah suatu cara/seni mengelola sesuatu untuk dikerjakan oleh orang lain. Untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien yang bersifat masif, kompleks dan bernilai tinggi tentulah sangat dibutuhkan manajemen. Sebagai contoh, karya-karya seni peradaban manusia seperti menara Eifel, tembok besar Cina, candi Borobudur dan lain sebagainya merupakan hasil dari suatu proses manajemen yang sukses.

 

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

 

1. Manajer Ditempat Kerja

Orang yang bergerak di bidang manajemen disebut “manajer”. Manajer berorientasi kepada pekerjaan, manusia, sumber daya dan pencapaian. Untuk dapat berjalan dan mencapai tujuan tertentu, maka manajer membutuhkan suatu wadah yang disebut dengan organisasi. Baik buruknya kualitas suatu organisasi di tentukan oleh baik buruknya seorang manajer dalam memilih sumber daya dan orang yang tepat untuk ditunjuk dan dipercayakan menempati kedudukan dalam organisasi tersebut. Seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi

 

Definisi Mary Parker Follet menyatakan bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

a. Tugas Manajer (manager)

• Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi, dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan tertib.
• Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring, dan menilai hasil pekerjaan.
• Melakukan coaching, konseling, dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur, dan standar produktivitas.
• Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi.
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil.
• Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektif.
• Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem.
• Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional.
• Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.

b. Tanggung Jawab Manager

Menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).

c. Fungsi Manager

• Fungsi perencanaan (planning) dari suatu kebijakan yang akan diambil perusahaan serta memprediksikan hasil yang akan didapatkan dari tindakan yang akan diambil tsb.
• Fungsi pengaturan (organizing), yaitu mengatur, membentuk, mendelegasikan dan menerapkan jalur suatu wewenang/tanggungjawab dan sistem komunikasi, serta mengoordinir kerja setiap anggota organisasi/instansi.
• Fungsi pengawasan (controlling), yaitu mencakup persiapan atau standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik dalam bentuk produk ataupun jasa yg diberikan pada perusahaan dalam rangka memberikan pencapaian tujuan perusahaan.
• Fungsi kepemimpinan (leading) yang membuat oranglain melakukan pekerjaan, mendorong, memotivasi serta menciptakan iklim pekerjaan yang baik.
• Fungsi evaluating, yaitu menganalisa hasil dari seluruh kegiatan yang telah dilakukan melalui analisis SWOT.

d. Keterampilan (Skill) Yang Dituntut Bagi Seorang Manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah :

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill), Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill), Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill), Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :
• Keterampilan manajemen waktu, Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
• Keterampilan membuat keputusan, Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
4. Keterampilan Lainnya (other skill), Manajemen kinerja, Manajemen Proyek, Coaching, Pengawasan, Manajemen Mutu, Hasil Driven, Mengembangkan Anggaran, Mengembangkan Standar, Foster Teamwork, Menangani Tekanan, Memberikan Umpan

 

2. Empat Fungsi Dasar Manajemen

Berdasarkan definisi diatas, jelas bahwa Manajemen dalam sebuah organisasi memiliki 4 Fungsi Dasar yaitu Perencanaan dan Pembuatan Keputusan, Pengorganisasian, Pimpinan dan Pengendalian yang digunakan untuk mengelola sumber daya organisasinya sehingga mencapai sasaran yang ditentukan secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai 4 Fungsi Dasar Manajemen.

• Perencanaan (Planning), Dalam definisi tersebut mengatakan bahwa fungsi dasar pertama dari Manajemen adalah Perencanaan dan Pembuatan keputusan. Pada dasarnya, Perencanaan atau Planning adalah menentukan Tujuan Organisasi dan memutuskan cara yang terbaik untuk mencapainya. Sedangkan Pembuatan Keputusan adalah bagian dari Perencanaan yang berkaitan dalam memilih langkah-langkah atau tugas yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran organisasinya. Dalam perencanaan harus memiliki batas waktu hingga kapan tugas-tugas tersebut harus dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.
• Pengorganisasian (Organizing), Setelah membuat perencanaan dan menetapkan langkah-langkah ataupun tugas-tugas untuk mencapai sasaran organisasi, fungsi manajemen selanjutnya adalah mengorganisir orang-orang yang tepat dan sumber daya lainnya untuk menjalankan perencanaan yang ditetapkan. Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Pengorganisasian (Organizing) adalah  mendelegasikan tugas-tugas yang telah ditetapkan dalam perencanaan kepada individu ataupun kelompok yang terdapat dalam organsasi yang bersangkutan. Dalam fungsi Pengorganisasian terdapat pengelompokan kegiatan dan penyusunan Struktur Organisasi serta menjelaskan fungsi-fungsi dari setiap bagian dan sifat hubungan antara bagian-bagian tersebut dalam Struktur organisasi tersebut.
• Pemimpinan (Leading), Setelah menetapkan Perencanan dan mengorganisir sumber daya yang diperlukan, Fungsi ketiga Manajemen adalah Pemimpinan (Leading) atau ada yang menyebut fungsi manajemen ini sebagai Pengarahan (Directing). Pemimpinan (Leading) dalam Manajemen adalah serangkaian proses yang digunakan agar setiap anggota yang berada dalam organisasi dapat bekerjasama dalam mencapai sasaran organisasi. Seorang Manajer harus dapat menuntun, mengarahkan, menggerakan dan memotivasi serta mempengaruhi bawahan agar dapat melakukan tugas-tugas yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi.
• Pengendalian (Controlling), Fungsi Manajemen yang terakhir adalah Pengendalian atau Controlling, Fungsi Pengendalian ini berkaitan dengan penghimpunan informasi-informasi yang digunakan untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja organisasi, memantau perkembangan tugas yang telah direncanakan sebelumnya dan mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi. Dalam fungsi pengendalian ini, seorang manajer selalu mengawasi jalannya suatu tugas atau kegiatan yang terarah ke pencapaian Tujuan Organisasi yang telah ditetapkannya.

 

3. Perlunya Mempelajari Manajemen

Lewis dan Kawan – Kawan (2004:5) mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya secara efektif dan efisien sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

 

Pada dasarnya manajemen itu penting, sebab :

• Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab dalam menyelesaikannya.
• Perusahaan akan dapat berhasil beik, jika manajemen diterapkan dengan baik.
• Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
• Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan.
• Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan proses manajemen tersebut.
• Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.
• Manajemen mangakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.
• Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
• Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerjasama sekelompok orang.

 

Sebagai suatu ilmu, manajemen harus memiliki landasan keilmuan yang kokoh. Sebagai seni, maka manajemen dipraktekkan berdasarkan keterampilan yang diterapkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dari batasan-batasan tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni yang mempelajari bagaimana mengelola manusia melalui orang lain

 

Manajemen selalu ada dan sangat penting untuk mengatur semua kegiatan rumah tangga, sekolah, koperasi, yayasan, perusahaan, pemerintahan, dan lain sebagainya. Dengan manajemen yang baik maka pembinaan kerjasama akan serasi dan harmonis, saling menghormati dan mencintai, sehingga tujuan optimal akan tercapai. Begitu pentingnya peranan manajemen dalam kehidupan mengharuskan kita mempelajari, menghayati, dan menerapkannya demi hari esok yang lebih baik.

 

OPINI

Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

 

Fungsi kepemimpinan merupakan kunci yang paling utama dalam kegiatan manajemen, maka dari itu peran seorang manajer sangatlah penting. Untuk membuat orang lain mengerjakan sesuatu mencapai suatu tujuan organisasi tentu bukanlah hal yang mudah, karena dibutuhkan seni dan skill dari seorang manajer yang handal. Manajer handal yang baik adalah manajer yang mampu membentuk orang lain sebagai pengganti dirinya. Keberadaan manajer yang handal merupakan aset terbesar sebuah organisasi atau perusahaan yang sangat bernilai.

 

 REFERENSI :

1. Suad Husnan dan Suwarsono. Studi Kelayakan Proyek, Edisi 3, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 1994.
2. Siswanto Sutojo, Studi Kelayakan Proyek : Teori dan Praktek, seri manajemen No.66, PPM, Jakarta, 1993.
3. Sri Handaru Yuliati dan R. Agus Sartono, Studi Kelayakan, Depdikbud UT, Jakarta, 1985.
4. Suratman, Studi Kelayakan Proyek : Teknik dan Prosedur Penyusunan Laporan, J&J Learning, Edisi 1, Cetakan 1, Yogyakarta, 2001.
5. Husein Umar, Studi Kelayakan Bisnis : Manajemen, Metode dan Kasus.PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2000.
6. Kerzner, Harlord, Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 2^nd.ed, CBS Publisher & Distributor, New Delhi.
7. Barrett, Richard (2003). Vocational Business: Training, Developing and Motivating People – Business & Economics– halaman 51.
8. Griffin, R. (2006). Business, 8th Edition. NJ: Prentice Hall.
9. Lee Katz, Robert (1974). Skills of an Effective Administrator. Harvard Business Press.
10. Sunaryo, Widodo. Pengantar Pemahaman Tentang Manajemen. Slide Presentasi Program Pascasarjana Universitas Pakuan.

 

SUMBER LAIN :

Wikipedia.org. Manajemen.