MANAJEMEN OPERASIONAL - PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK

PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique.

Pengertian tentang PERT adalah alat manajemen proyek untuk melakukan suatu penjadwalan , mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek.kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atauCritical Path Method.

Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.

     
Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.   

Penjadwalan dan Pengawasan Proyek

                               I.      Perencanaan dan penjadwalan proyek

1.     Pengertian proyek

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil diman ajangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

2.   Pengertian manajemen proyek

Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang penting pada jangka waktu yang relatif singkat di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan. Salah satu penggunaan jaringan yang paling populer adalah untuk analisis proyek. Proyek-proyek yang dianalisis tersebut misalnya : konstruksi sebuah bangunan, pembuatan obat-obatan, atau pemasangan sistem komputer yang dapat digambarkan sebagai jaringan.

Teknik jaringan yang digunakan untuk analisis proyek adalah CPM (Critical Path Method)/ metode garis edar kritis dan PERT (Poject Evaluation and Review Technique)/Teknik Evaluasi dan Pengkajian Proyek.

3.    Tahapan dalam manajemen proyek

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:

1)      Perencanaan (Planning)

Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.

2)      Penjadwalan (Schedulling)

Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.

3)      Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

4.    Perencanaan proyek

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:

1)      Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.

2)      Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.

3)      Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.

4)      Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

5)      Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.

Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan :

1)      Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.

2)      Proyek selesai sesuai budget.

3)      Proyek memenuhi sasaran kualitas.

4)      Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). Untuk saat sekarang sudah banyak software yang dapat digunakan diantaranya Windows XP.

5.    Penjadwalan proyek

Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

Manfaat Penjadwalan Proyek :

1.      Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

2.      Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan. 

3.      Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.—

4.      Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Faktor-Faktor Penjadwalan Proyek :

1.      Kebutuhan dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan. 

2.      Keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya. 

3.      Alasan social politis lainnya, apabila proyek tersebut milik pemerintah. 

4.      Kondisi alam dan lokasi proyek. 

5.      Keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya. 

6.      Ketersediaan dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut. 

7.      Kapasitas atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama operasional pelaksanaan berlangsung. 

8.      Produktivitas sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis. 

9.      Cuaca, musim dan gejala alam lainnya. 

10.  Referensi hari kerja efektif.

6.   Pengendalian proyek

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

7.   Metode penjadwalan

Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

a.        Grafik Gantt 

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas  (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif  tugas-tugas yang dikerjakan.

b.       Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda  panah yang kemudian     dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan  terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisI         kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.

Diagram PERT  lebih baik dari Gantt, karena : 

1)      Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.

2)      Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis. 

3)      Mudah menentukan waktu kendur.

Ada dua jenis biaya yang harus diperhitungkan dalam   pembuatan keputusan suatu masalah dengan PERT oleh manajer proyek yang rasional, yaitu : 

1)      Biaya tidak langsung (indirect  cost) yaitu biaya-biaya overhead proyek, termasuk biaya-biaya tetap yang naik dengan mundurnya waktu penyelesian proyek seperti sewa perlatan, gaji manajer, asuransi kekayaan, biaya bunga. 

2)      Biaya kegunaan (utility cost) yaitu biaya-biaya yang berhubungan dengan waktu penyelesaian proyek berupa laba atau keuntungan potensial yang bias diperoleh seandainya terjadi penundaan.

3)      Penjadwalan proyek berbasis komputer menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis  dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms. Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.

Pengawasan adalah tahap akhir dalam manajemen proyek . Pengawasan proyek (project control) meliputi penggunaan diagram anak panah dan time-chart yang digunakan untuk membuat laporan kemajuan proyek secara periodik. Jaringan kerja perlu diperbarui dan dianalisis, dan jika diperlukan dapat dibuat suatu jadwal baru untuk sisa bagian proyek yang belum selesai .

Simbol yang digunakan :

§  Anak panah 

§  Node (lingkaran)—  

§  Anak panah putus-putus

                             II.      Karakteristik dasar PERT

PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evaluation Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method. PERT pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian. (Siswanto, 2007) analisis jaringan kegiatan, dan peristiwa atau disingkat analisis jaringan kerja adalah istilah umum yang meliputi berbagai metode perencanaan proyek diantaranya, yang paling terkenal adalah PERT dua sistem ini dikembangkan di Amerika Serikat untuk proyek-proyek skala besar dalam bidang pertahanan (E. Jasifi, 1994).

T. Hari Handoko (1993, 401) mengemukakan bahwa PERT adalah suatu metode analisis yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian proyek-proyek yang kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas yaitu masalah teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya sehingga dapat diselesaikan secara tepat waktu dan biaya.

Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.

Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan 1 sudah selesai dilakukan.

Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.

1.     Karateristik PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

Ciri-ciri jalur kritis adalah :

1)      Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.

2)      Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.

3)      Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

2.     Langkah – langkah dalam melakukan perencanaan dengan PERT

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu :

1)      Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).

Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah      proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.

2)      Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.

Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.

3)      Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).

Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.

4)      Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.

5)      Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

a.      ES – Early Start

b.      EF – Early Finish

c.       LS – Latest Start

d.      LF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

6)      Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek.

Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.

3.     Karateristi proyek

1)      Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.

2)      Dibatasi oleh biaya.

4.     Manfaat PRET

1)      Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

2)      Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

3)      Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.

4)      Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.

5)      Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

REFERENSI :

1.      Bunawan, Pengantar Manajemen Operasi : Seri Diktat Kuliah, Gunadarma, Jakarta, Edisi Terbaru

2.      Eddy Herjanto, Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua, Grasindo, Jakarta, atau Edisi terbaru

3.      T. Hani Handoko, Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta, Edisi terbaru

4.      Sofyan Assauri, Manajemen Produksi dan Operasi, LP FEUI, Jakarta, Edisi terbaru

5.      Pangestu Subagyo, Manajemen Operasi, BPFE, Yogyakarta, Edisi Terbaru

6.      Buku-buku Manajemen Opersional lain yang berkaitan ( Diusahakan terbitan terbaru )

Sumber Lain :

http://lestachi.blogspot.com/2013/04/perencanaan-dan-perancangan-produk.html

http://ikeriyanti.blogspot.co.id/2015/10/tulisan-1-penjadwalan-dan-pengawasan.html

https://cpmpert.wordpress.com/apa-itu-cpm-pert/

http://faisalsk.blogspot.co.id/2011/11/pengertian-dari-pert.html