MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA - PANDUAN MEMBUAT ANALISA BEBAN KERJA (ABK)

Panduan Membuat  Analisa Beban Kerja

 

A. Pengertian Analisis Beban Kerja

Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.

 

Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.

Secara luas, analisa beban kerja dilakukan untuk mendapatkan seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, suatu pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, unit kerja hingga perusahaan itu sendiri secara menyeluruh. Untuk lebih lengkapnya dapat anda baca pada artikel kami sebelumnya mengenai fungsi analisa beban kerja.

Analisa beban kerja dalam perusahaan erat kaitannya dengan susunan kebutuhan karyawan atau pegawai. Sementara itu, susunan tersebut biasanya terdiri dari tugas pokok serta fungsi, analisis, dan juga informasi jabatan seperti kolom nama, jabatan, uraian mengenai tugas, analisis beban kerja karyawan, dan yang lainnya. Metode analisa beban kerja merupakan perhitungan beban kerja dari suatu posisi atau sub posisi serta kebutuhan orang-orang untuk bisa mengisinya. Berikut ini adalah panduan lengkap membuat analisa beban kerja yang bisa dilakukan.

 

B. Tujuan Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.

 

Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut.

 

Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi.

 

Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja.

C. Fungsi Analisa Beban Kerja Untuk Perusahaan

Beban merupakan hal yang pasti dimiliki oleh setiap individu. Namun, selain dimiliki oleh individu, beban juga pasti dimiliki oleh sebuah perusahaan atau yang disebut sebagai beban kerja. Agar lebih memperjelas bagaimana beban kerjanya, perusahaan harus melakukan analisa. Lantas, apa fungsi analisa beban kerja untuk perusahaan? Berikut pembahasannya.

 

D. Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja dalam perusahaan dilakukan agar bisa mendapatkan seberapa besar jumlah beban kerja relative seorang karyawan, suatu pekerjaan atau jabatan, suatu divisi, cabang atau unit kerja perusahaan, hingga suatu perusahaan secara menyeluruh. Fungsi umum dari analisa beban kerja sendiri, adalah untuk sebagai berikut :

1. Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM), Dilakukannya analisa beban kerja dalam perusahaan, terutama yang berfokus pada karyawan sangatlah membantu dalam penentuan kebutuhan SDM perusahaan. Ini juga bisa menjadi dasar, apakah perusahaan harus menambah atau justru harus mengurangi pegawai yang ada dalam jabatan atau unit kerja. Keputusan tersebut tidak bisa dilakukan secara asal-asalan dan mengira-ngira saja.
2. Penyempurnaan Tugas Jabatan, Dengan analisa beban kerja, perusahaan juga bisa melakukan redesign pada tugas jabatan yang ada dalam perusahaan. Sama halnya seperti SDM, perusahaan bisa menjadikan analisa sebaga dasar untuk menentukan apakah akan menambah atau justru mengurangi tugas karyawan dalam suatu jabatan, sehingga bisa mencapai rentan beban kerja yang standar.
3. Redesign Standard Operating Procedure (SOP), Agar perusahaan bisa berkembang, perusahaan juga harus mampu melakukan redesign atau penyempurnaan SOP. Ini merupakan hal yang perlu dilakukan sebab dipengaruhi langsung oleh tugas jabatan atau penyempurnaan dari struktur organisasi perusahaan.
4. Menentukan Standar Waktu, Tugas dan Aktivitas
5. Analisa beban kerja juga sangat membantu dalam proses penentuan standar waktu, tugas dan aktivitas. Karena perusahaan harus bisa menyesuaikan standar wkatu, tugas dan aktivitas sesuai dengan standar normal yang dimiliki oleh perusahaan.
6. Mengetahui Kebutuhan Pelatihan, Pelatihan dan pengembangan karyawan dalam perusahaan juga sangatlah penting untuk dilakukan, terutama bila menyangkut dengan produktivitas atau kinerja yang akan memberikan dampak positif bagi karyawan. Dengan melakukan analisa beban kerja, perusahaan bisa tahu apa yang menjadi kekurangan para karyawannya, apakah dalam hal skill atau justru dalam hal lainnya. Sehingga perusahaan juga bisa memberikan pelatihan yang sesuai, tidak asal karena sudah dibantu oleh data yang ada.

 

Sebagai sebuah perusahaan, data merupakan hal yang amat penting saat akan memutuskan sesuatu. Jangan sampai keputusan yang dibuat berdasarkan perkiraan atau tebakan saja. Hal tersebut malah akan memberikan feedback negatif bagi perusahaan, bila tebakannya salah. Kesalahan kecil bisa menjadi besar bila terus saja dilakukan. Pentingnya data, bisa membuat perusahaan mengambil langkah tepat.

 

Dengan penerapan hasil dari analisa beban kerja, maka sangat diharapkan bila suatu organisasi atau perusahaan bisa mendapatkan tingkat efisiensi yang tinggi, khususnya untuk Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan, dan pada gilirannya juga diharapkan bisa meningkatkan produktivitas dalam suatu perusahaan.

 

Itulah fungsi analisa beban kerja untuk perusahaan yang sangat penting untuk bisa dilakukan oleh perusahaan, baik skala kecil, menengah atau besar. Limpahkan tugas analisa beban kerja pada orang yang berkompeten dalam bidangnya, atau bisa mengandalkan HRD yang memang berhubungan langsung dengan masalah SDM serta internal perusahaan lainnya. Jangan terlalu terburu-buru saat menganalisa, ambil waktu 1 minggu atau lebih agar bisa memberikan hasil yang akurat.

 

E. Tahapan Dalam Metode Analisa Beban Kerja

Pembuatan analisa beban kerja harus bisa dilakukan dengan tepat, oleh sebab itulah terdapat tahapan metode yang perlu dilakukan, diantaranya:

1. Metode Daftar Pertanyaan, Metode daftar pertanyaan nantinya bisa diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka yang berisi mengenai uraian tugas tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan. Selain itu, metode daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan. 
2. Metode Wawancara, Sesuai dengan penamaannya, metode ini merupakan metode yang akan dipakai untuk memulai wawancara tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan yang mempunyai tugas serta fungsi. Biasanya wawancara akan dilakukan pada individu.
3. Metode Pengamatan Langsung, Dengan metode pengamatan secara langsung, maka perusahaan akan melakukan analisis hanya menggunakan pengamatan saja. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.

 

F. Metode Analisis Beban Kerja

Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu :

Pendekatan Organisasi, Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.

Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja. Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.

Pendekatan Analisis Jabatan, Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan sub unit terbagi habis dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain :

• Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;
• Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
• Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat);
• Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
• Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja;
• Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja

Pendekatan Administratif, Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.

 

1. Teknik Penghitungan Beban Kerja - Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan. Volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu hingga kini belum banyak diperoleh sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan dalam analisis beban kerja.

 

Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat “praktis empiris”, yaitu perhitungan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :

Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak

Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :

• Rincian / uraian tugas jabatan.
• Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
• Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
• Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
• Waktu kerja efektif.
• Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret

 

Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :

• Rincian / uraian tugas jabatan.
• Satuan hasil kerja.
• Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
• Target waktu kerja dalam satuan waktu.
• Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
• Waktu kerja efektif.

 

Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit, hal yang dapat dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi dengan kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa).

Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :

• Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam = 300 menit
• Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit
• Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit
• Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

 

Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun satuannya, sehingga agar dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan.

 

Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah merupakan variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti volume kerja setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut  (yang selanjutnya akan disebut norma waktu) relatif tetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.

 

Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja merupakan hasil kali volumekerja dengan norma waktu.

 

Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada, sedangkan norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan dijadikan faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi tidak terdapat perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah.

 

Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai :

 

Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat =

Jumlah beban Kerja Jabatan : Jam Kerja Efektif Per Tahun

 

2. Analisa Kebutuhan Pegawai - Pertanyaan berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu tugas, merupakan pertanyaan yang amat kritis. Untuk menjawab pertanyaan penting itu orang harus memahami 3 (tiga) buah konsep sebagai latar belakang yaitu meliputi target volume pekerjaan, tingkat pelaksanaan standar dan waktu yang ditetapkan untuk merampungkan tugas dengan tepat.

• Beban Tugas (target volume kerja), merupakan volume pekerjaan yang mesti dirampungkan dalam batas tempo tertentu. Target volume kerja dapat dinyatakan dalam berbagai satuan seperti : meter, meter kubik, kilogram, lembar, berkas, laporan, desa, kecamatan dan satuan lazim lainnya.
• Standar Kerja Rata-rata (tingkat pelaksanaan standar), merupakan volume pekerjaan yang dapat dirampungkan oleh seorang atau sejumlah pegawai dalam satu satuan waktu dengan standar kualitas tertentu.
• Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara formal setelah dikurangi waktu luang (allowance).

 

Pengukuran beban kerja dimulai dengan pengukuran dan perumusan “ Norma waktu “ setiap proses/tahapan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian, dan prosedur kerja yang berlaku.

Dalam melakukan pengukuran dan perumusan norma waktu, dilakukan secara cermat dan seksama dengan memperhatikan tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi pegawai/pemangku jabatan terkait dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja untuk menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban kerja yang memadai.

 

Referensi :

1. Anggraeni, L. E., Prabowo, R., Industri, J. T., & Industri, F. T. (2015). Analisis Beban Kerja Untuk Menentukan Jumlah Karyawan Optimal ( Studi Kasus : Pt . Sanjayatama Lestari Sirabaya ), 225–232. Seminar Nasional Sains dan Teknologi Terapan III 2015.
2. Astianto, A., & Suprihhadi, H. (2014). Pengaruh Stres Kerja Dan Beban Kerja Terhadap Kinerja Karyawan PDAM Surabaya. Jurnal Ilmu & Riset Manajemen, 3(7).
3. Permatasari, N. (2016). Perencanaan Pembangunan Ekonomi Wilayah Berbasis Pertanian Dalam Rangka Pengurangan Kemiskinan Di Kalimantan Barat, 4(1), 27–42.
4. Ramadhan, R., Tama, I. P., Ph, D., & Yanuar, R. (2014). Analisa Beban Kerja Dengan Menggunakan Work Sampling Dan Nasa - Tlx Untuk Menentukan Jumlah Operator ( Studi Kasus : Pt Xyz ) Analysis Of Workload With Work Sampling And Nasa - Tlx To Determine The Number Of Operators ( Case study : PT XYZ ).
5. Rubio, S., Díaz, E., Martín, J., & Puente, J. M. (2004). Evaluation of Subjective Mental Workload: A Comparison of SWAT, NASA-TLX, and Workload Profile Methods. Applied Psychology, 53(1), 61–86.
6. Rusindiyanto, N. M., & Pailan. (2016). Pengukuran Beban Kerja Karyawan Bagian Produksi Dengan Metode NASA-TLX Di PT. Cat Tunggal Djaja Indah, 15–25.
7. Santoso, D. A., & Supriyadi, A. (2010). Perhitungan Waktu Baku Dengan Metode Work Sampling Untuk Menentukan Jumlah Tenaga Kerja Optimal. Prosiding Seminar Nasional Sains Dan Teknologi, 1–4.