KOMUNIKSI BISNIS - DASAR - DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis

 

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Umumnya korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk surat, memo proposal, agenda maupun bentuk laporan.

 

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

 

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

 

Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.

 

Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi si pengirim. Oleh karena itu,  pembuat surat  dan para penata administrasi kantor harus  berhati-hati dalam menulis surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.

 

Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat.

 

A. Pengertian Korespondensi Bisnis

Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.

 

Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.

 

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

 

Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.

 

B. Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).

 

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.

 

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik berkaitan bisnis atau non bisnis.

 

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

 

C. Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer, surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.

 

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
4. Alat untuk mengingat
5. Bukti sejarah (historis)
6. Pedoman kerja
7. Media promosi bagi pengirim surat

 

D. Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dikelompokan dalam beberapa kelompok yaitu surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya dan menurut urgensi penyelesaiannya. Pengelompokan lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya, Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.

• Surat Bersampul - Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
• Kartu Pos - Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
• Warkat Pos - Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
• Telegram dan Teleks - Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
• Memorandum (Memo) dan Nota - Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.
• Surat Tanda Bukti - Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

 

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya, Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis,

• Surat Pribadi - Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
• Surat Dinas - Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
• Surat Bisnis - Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
• Surat Sosial - Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

 

Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga,

• Surat Biasa - Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
• Surat Edaran - Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
• Surat Pengumuman - Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

 

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya, Menurut sifatnya , surat dapat dikelompokkan menjadi tiga,

• Surat Biasa - Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
• Surat Konfidensial (terbatas) - Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.
• Surat Rahasia - Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.

 

Pengelompokan Surat Menurut Urgensinya, Menurut urgensinya , surat dapat dikelompokkan menjadi tiga,

• Surat Biasa - Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
• Surat Segera - Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
• Surat Kilat - Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

 

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya, Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.

 

E. Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum bagian surat baik untuk dinas ataupun bisnis mencakup beberapa komponen penting antara lain :

1. Kepala surat/kop surat (letterhead)
2. Tanggal surat (date)
3. Nomor, lampiran dan perihal (member, enclosed, subject)
4. Alamat tujuan (inside address)
5. Salam pembuka  (salutation)
6. Paragraf pembuka (first paragraph)
7. Paragraf isi (body paragraph)
8. Paragraf penutup (close paragraph)
9. Salam penutup (complimentary close)
10. Tanda tangan (signature)
11. Nama jelas penanda tangan (name and title)
12. Tembusan (natation)
13. Inisial (initial)

 

F. Bahasa Surat

Melalui pengunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran seseorang secara langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada pihak lain. Untuk surat resmi, surat dinas, hendaknya gunakan bahasa baku yang sesuai dengan ejaan.

 

G. Format Lipatan Surat dan Amplop

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis antara lain :

1. Lipatan baku (standard fold)
2. Lipatan setengah baku (semi standard fold)
3. Lipatan akordeon (accordion fold)
4. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
5. Lipatan tunggal (single fold)
6. Lipatan ganda/parallel (parallel/double fold)
7. Lipatan model Prancis (French fold)
8. Lipatan model baron (Baronial fold)

 

H. Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya dan penggunaanya

Berdasarkan wujudnya yaitu amplop biasa amplop berjendela.

Berdasarkan ukurannya yaitu amplop resmi, amplop kartu, amplop bisnis, amplop pendek, amplop pendek, amplop panjang, amplop besar (amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali)

Berdasarkan pengunannya yaitu amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali.

 

I. Contoh-contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan bisnis sehari-hari, antara lain sebagai berikut :

• Surat Pemesanan - Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).
• Surat Konfirmasi - Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
• Surat Pengaduan - Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
• Surat Permintaan Informasi - Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
• Surat Ucapan Selamat - Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.
• Surat Pemberitahuan - Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik  perorangan maupun organisasi.
• Surat Penagihan - Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
• Surat Peringatan - Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
• Surat Perintah Kerja - Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang  berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah diseepakati.
•  Surat Pengumuman - Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.
• Surat Undangan RUPS - RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
• Surat Kuasa - Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.
• Surat Perjanjian - Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.