MANAJEMEN OPERASIONAL - PERAMALAN PERMINTAAN PRODUK DAN JASA

Peramalan Permintaan Produk dan Jasa

Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Salah satu jenis peramalan adalah peramalan permintaan. Peramalan permintaan (fOrecasting Demand) merupakan tingkat permintaan produk –produk yang diharapkan akan terealisasi untuk jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang.

Menurut Vincers Gapers didalam management permintaan ada dua jenis   perencanaan permintaan, yaitu :

1. Permintaan bebas ( independent Demand), Merupakan permintaan terhadap material, suku cadang atau produk yang bebas atau tidak terkait langsung dengan struktur bill of material (BOM) untuk produk akhir atau item teretentu.
2. Permintaan  tidak bebas( Dependent Demand), Merupakan permintaan terhadap material , suku cadang atau produk yang terkait langsung dengan atau diturunkan dari struktur bill of material untuk produk akahir atau item tertentu.

Peramalan (forecasting) permintaan akan produk dan jasa di waktu mendatang dan bagian-bagiannya adalah sangat penting dalam perencanaan dan pengawasan produksi. Peramalan yang baik adalah esensialuntuk efisiensi operasi-operasi manufacturing dan produksi jasa. Manajemen produksi/operasi menggunakan hasil-hasil peramalan dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut pemilihan proses, perencanaan kapasitas, dan layout fasilitas, serta untuk berbagai keputusan yang bersifat terus menerus berkenaan dalam perencanaan, scheduling dan persediaan.

I.       Kebutuhan peramalan dalam manajemen produksi dan operasi

Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada di luar kendali manajemen seperti: ekonomi, pelanggan, pesaing, pemerintah dan lain sebagainya.

Peramalan permintaan memegang peranan penting dalam perencanaan dan pengambilan keputusan khususnya dibidang produksi. Aktivitas manajemen operasi menggunakan peramalan permintaan dalam perencanaan yang menyangkut skedul produksi, perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan, perencanaan kebutuhan tenaga kerja, perencanaan kapasitas produksi, perencanaan layout fasilitas, penentuan lokasi, pemenuhan metode proses, penentuan jumlah mesin, desain aliran bahan dan lain sebagainya. Peranan ini disebabkan adanya tenggang waktu antara suatu peristiwa dengan kebutuhan mendatang.

Walaupun terdapat banyak bidang lain yang memerlukan peramalan permintaan, namun aktivitas manajemen operasi di atas merupakan bentuk khas dari keperluan peramalan permintaan baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang.

Perusahaan perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan yang meliputi :

1. Identifikasi dan definisi masalah peramala
2. Aplikasi metode peramala
3. Pemilihan metode peramalan yang tepat untuk situasi tertent
4. Dukungan manajemen untuk menggunakan metode peramalan tertentu

Peramalan tidak terlalu dibutuhkan dalam kondisi permintaan pasar yang stabil, karena perubahan permintaannya relatif kecil. Tetapi peramalan akan sangat dibutuhkan bila kondisi permintaan pasar bersifat kompleks dan dinamis. Hanya sedikit bisnis yang dapat menghindari proses peramalan dan hanya menunggu apa yang terjadi untuk kemudian mengambil kesempatan. Perencanaan yang efektif baik untuk jangka panjang maupun bergantung pada peramalan permintaan untuk produk perusahaan tersebut.

Peramalan biasanya diklasifikasikan berdasarkan horizon waktu masa depan yang dicakupnya. Horison waktu teragi atas beberapa kategori :

1. Peramalan jangka pendek, peramalan ini mencakup jangka waktu hingga 1 tahun tetapi umumnya kurang dari  bulan. Peramalan ini dugunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi.
2. Peramalan jangka menengah, umumnya mencakup hitungan bulanan hingga  3 tahun. Peramalan ini berguna untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, dan menganalisis bermacam-macam rencana operasi.
3. Peramalan jangka panjang, umumnya untuk perencanan masa  3 tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan.

II.       Metode peramalan

Peramalan kadang-kadang dilakukan dengan metode “to-down”. Dalam kasus-kasus lainnya,  sebaliknya, digunakan metode :bottom-up”. Dan dalam kasus-kasus lainnya lagi, pengalaman masa lalu diekstropolasi ke waktu mendatang dengan menggunakan berbagai prosedur matematikal dan statistical.

1.       Top down forecasting

Metode “top-down” sering dimulai dengan penggunaan hasil-hasil peramalan berbagai kondisi bisnis umum yang dibuat oleh para ekonom dalam berbagai lembaga-lembaga pemerintah dan dalam perusahaan-perusahaan besar serta universitas-universitas. Ramalan-ramalan seperti ini secara ajeg muncul dalam publikasi-publikasi pemerintah dan swasta. Disamping itu, ramalan-ramalan yang lebih terperincidan dibuat menurut pesanan dibeli oleh organisasi-organisasi yang bergerak khusus dalam peramalan “ekonometrik” (peramalan kecenderungan ekonomi, penggunaan prosedur-prosedur statistical dan matematikal).

Sebagai contoh, para ahli mungkin mengatakan bahwa produk nasional bruto tahun yang akan dating sebesar 1.000 triliyun rupiah. Bagi suatu perusahaan yang membuat lemari es, kompor gas, mesin cuci dan sebagainya, timbul pertanyaan : Bagaimana hal itu akan mempengaruhi kita? Para peramal dalam perusahaan pertama harus menterjemahkan peramalan umum ke peramalan bisnis industry-nya di waktu yang akan dating. Kemudian harus diperkirakan bagian pasar perusahaan (market share), dan akhirnya, berapa banyak setiap produk perusahaan akan dapat dijual setiap bulan(peramalan penjualan perusahaan).

Para peramal sering menggunakan metode peramalan “ekstrinsik” untuk menyusun ramalan-ramalan khusus bagi produk individual utama atau bagi kelompok dan kelas produk penting. Metode peramalan ekstrinsik biasanya digunakan untuk peramalan kelompok-kelompok produk, seperti sepatu atau ban. Ramalan-ramalan ini biasanya dikembangkan oleh staf pemasaran organisasi.  Metode peramalan ini menganggap bahwa diwaktu yang lalu, ada berbagai hubungan antara penjualan suatu barang atau kelompok barang dengan satu atau lebih factor eksternal, seperti pertumbuhan penduduk, tingkat pendapatan, jumlah orang yang bekerja, atau jumlah rumah baru yang sedang dibangun. Di samping itu, juga dianggap bahwa perubahan-perubahan dalam factor-faktor eksternal mempunyai suatu hubungan yang kuat dengan penjualan produk di waktu yang lalu, dan hubungan ini akan berlanjut di waktu yang akan datang.

Metode statistical yang paling umum digunakan untuk mencari hubungan-hubungan ini adalah analisis regresi dan korelasi. Untuk menggunakan metode ini, analis memerlukan data historic yang akan dipakai untuk mengembangkan persamaan-persamaan regresi, dan mereka juga memerlukan kemampuan untuk dapat memperkirakan factor-faktor predictor atau variable-variabel “ekstrinsik” dalam pembuatan suatu ramalan. Estimasi factor-faktor predictor ini harus dilakukan secara tepat, karena bila salah, peramalan permintaan di waktu yang akan dating juga menjadi salah.

2.     Bottom up forecasting

Metode bottom-up mulai dengan perkiraan permintaan produk akhir individual. Berapa banyak setiap produk akhir akan dapat dijual oleh perusahaan tahun depan? Atau berapa jam pelayanan yang akan diminta? Dalam metode ini para peramal menerima estimasi-estimasi dari orang-orang penjualan, para dealer (distributor),dan para langganan. Analis juga perlu mengamati pola-pola penjualan di waktu yang lalu. Akhirnya, analis menambahkan ramalan-ramalan produk lainnya dan memperoleh hasil peramalan total, yang disebut ramalan agrerat.

Dalam kenyataannya, banyak perusahaan menggunakan kedua metoda, top-down dan bottom-up, secara bersamaan dan mengkombinasikan kedua hasil proyeksinya menjadi suatu ramalan tunggal. Tetapi sebelum penetapan ramalan akhir, perusahaan juga mungkin menggunakan pendekatan “pendapatan dewan eksekutif” (metoda “Delphi”) untuk membenarkan dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu hasil peramalan yang ditentukan secara lebih tehnikal. Ramalan-ramalan disesuaikan ke bawah atau ke atas menurut apa yang diperkirakan orang-orang puncak organisasi tentang waktu yang akan datang.

     III.       Proses peramalan

Peramalan adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan dimasa mendatang melalui pengujian keadaan dimasa lalu. Esensi peramalan adalah perkiraan peristiwa-peristiwa di waktu yang akan dating atas dasar  pola-pola di waktu yang lalu dan penggunaan kebijakan terhadap proyeksi-proyeksi dengan pola-pola di waktu yang lalu. Peramalan memerlukan kebijakan, sedangkan proyeksi adalah fungsi-fungsi mekanikal, proses peramalan biasanya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :

1.   Penentuan tujuan.

Langkah pertama terdiri atas penentuan macam estimasi yang diinginkan. Sebaliknya tujuan tergantung pada kebutuhan-kebutuhan informasi para manajer. Analis membicarakan dengan para pembuat keputusan umtuk mengetahui apa kebutuhan-kebutuhan mereka, dan menentukan :

a. Variabel-variabel apa yang akan diestimasi.

b. Siapa yang akan menggunakan hasil peramalan .

c. Untuk tujuan-tujuan apa hasil peramalan akan digunakan.

d. Estimasi jangka panjang atau jangka pendek yang diinginkan.

e. Derajat ketepatan estimasi yang diinginkan.

f.  Kapan estimasi dibutuhkan.

g. Bagian-bagian peramalan yang diinginkan, seperti peramalan untuk kelompok pembeli, kelompok produk atau daerah geografis.

2.  Pengembangan model.

Setelah tujuan ditetapkan langkah berikutnya adalah mengembangkan suatu mode, yang merupakan suatu penyajian secara lebih sederhana system yang dipelajari. Dalam peramalan, Model adalah suatu kerangka analitik yang bila dimasukkan data masukan menghasilkan estimasi penjualan diwaktu mendatang (variable apa saja yang diramal). Analis hendaknya memilih sutau model yang menggambarkan secara realistic perilaku variable-variabel yang dipertimbangkan.

Pemilihan suatu model yang tepat adalah krusial. Setiap model mempunyai asumsi-asumsi yang harus dipenuhi sebagai persyaratan penggunaannya. Validitas dan reliabilitas estimasi sangat tergantung pada model yang dipakai.

3.   Pengujian model.

Sebelum diterapkan model biasanya diuji untuk menentukan tingkat akurasi, validitas dan reliabilitas yang diharapkan. Ini sering mencakup penerapannya pada data historic dan penyiapan estimasi untuk tahun-tahun sekarang dengan data nyata yang tersedia. Nilai suatu model ditentukan oleh derajat ketepatan hasil peramalan dengan kenyataanya.Dengan kata lain pengujian model bermaksud untuk mengetahui validitas atau kemampuan prediktif secara logic suatu model.

4.  Penerapan model.

Setelah pengujian analis menerapkan model dalam tahap ini, data historik dimasukkan dalam model untuk menghasilkan suatu ramalan. Dalam kasus model penjualan= A + BX, Analis menerapkan tehnik-tehnik matematik agar diperoleh A dan B.

5.  Revisi dan Evaluasi.

Ramalan-ramalan yang telah dibuat harus senantiasa harus diperbaiki dan ditinjau kembali. Perbaikan mungkin perlu dilakukan karena adanya perubahan-perubahan dalam perusahaan atau lingkungannya seperti tingkat harga produk perusahaan, karakteristik-karakteristik produk. Pengeluaran-pengeluaran pengiklanan, tingkat pengeluaran pemerintah, kebijaksanaan moneter  dan kemajuan tehnologi. Evaluasi dilain pihak merupakan pembandingan ramalan-ramalan dengan hasil-hasil nyata untuk menilai ketepatan penggunaan suatu metodologi atau tehnik peramalan. Langkah ini diperlukan untuk menjaga kualitas estimasi-estimasi di waktu yang akan datang.

  IV.   Teknik – teknik peramalan

1.  Teknik kualitatif

Berbagai macam tehnik peramalan telah tersedia, kualitatif analisis trend, analisis runtun waktu, analisis regresi dan korelasi, model-model ekonometrik dan model-model simulasi.

Tehnik-tehnik kualitatif adalah subyektif atau judgmental atau berdasarkan pada estimasi-estimasi dan pendapat-pendapat. Berbagai sumber pendapat bagi peramalan kondisi bisnis adalah sebagai berikut :

a.   Para eksekutif.

Para eksekutif sering mempunyai kemampuan untuk memberikan masukan-masukan forecasting yang berguna, terutama dari para manajer yang mempunyai pengalaman cukup lama dalam industry atau dalam perusahaan sejenis. Seorang eksekutif dalam industry penerbitan buku teks, sebagai contoh, mungkin dapat memberikan ramalan-ramalan penjualan alat-alat visual untuk para instructor dengan benar. Pengalaman menunjukkan bahwa para eksekutif dalam produksi, pemasaran atau penjualan, manajemen puncak adalah sumber-sumber yang baik.

b.  Orang-orang penjualan.

Sumber baik lainnya adalah tenaga-tenaga penjualan. Para anggota kelompok ini secara tetap berhubungan dengan para langganan, sehingga akan mapu untuk memperkirakan rencana rencana pembelian, sikap dan kebutuhan mereka. Orang-orang penjualan juga merupakan sumber yang dapat informasi tentang taktik taktik para pesaing sekarang dan perkiraan di waktu yang akan datang.

c.  Para langganan.

Langganan (cutomers) yang membeli kelurn (produk atau jasa) perusahaan kadang-kadang bersedia dan berkeinginan untuk mengungkapkan rencana-rencana pembelian mereka. Hal ini sering dijumpai terutama bagi perusahaan-perusahaan yang menjual produk-produknya ke pasar industry, dan informasi yang diberikan para langganan merupakan umpan balik bagi perusahaan. Langganan mungkin menyampaikan informasi ini secara pribadi kepada para eksekutif dan orang-orang penjualan, atau melalui surat, telephone dan pengisian daftar pertanyaan suatu survai konsumen atau wawancara pribadi.

d.  Lain-lain.

Dalam banyak contoh, para spesialis (ahli) dalam berbagai bidang memberikan pendapat-pendapat yang sangat bernilai. Berikut ini adalah daftar contoh para ahli dan tipe-tipe perusahaan yang dapat menggunakan pendapat mereka dalam melakukan forecasting.

2. Teknik kuantitatif

Sedangkan berbagai teknik peramalan kualitatif yang dapat digunakan, secara ringkas dapat diuraikan berikut ini :

a.   Metoda Delphi.  

Metoda Delphi merupakan teknik yang mempergunakan suatu prosedur yang sistematik untuk mendapatkan suatu konsensus pendapat-pendapat dari suatu kelompok ahli. Proses Delphi ini dilakukan dengan meminta kepada para anggota kelompok untuk memberikan serangkaian ramalan-ramalan melalui tanggapan mereka terhadapdaftar pertanyaan. Kemudian, seorang moderator mengu,pulkan dan memformulasikan daftar pertanyaan baru dan dibagikan lagi kepada kelompok.

b.   Riset pasar.

Riset pasar adalah peralatan peramalan yang berguna, terutama bila ada kekurangan data historic atau data tidak reliable. Teknik ini secara khusus  digunakan untuk meramal permmintaaan jangka panjang dan penjualan produk baru.

c.  Analogi historic.

Peramalan dilakukan dengan menggunakan pengalaman-pengalaman historic dari suatu produk yang sejenis. Peramalan produk baru dapat dikaitkan dengan tahap-tahap dalam siklus kehidupan produk yang sejenis.

d.  Konsensus panel.

Gagasan yang didiskusikan oleh kelompok akan menghasilkan ramalan-ramalan yang lebih baik daripada dilakukan oleh seseorang. Diskusi dilakukan dalam pertemuan pertukaran gagasan secara terbuka. Para partisipan dapat terdiri para eksekutif, orang-orang penjualan, para ahli atau langganan.

REFERENSI :

Bunawan, Pengantar Manajemen Operasi : Seri Diktat Kuliah, Gunadarma, Jakarta, Edisi Terbaru

Eddy Herjanto, Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua, Grasindo, Jakarta, atau Edisi terbaru

T. Hani Handoko, Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta, Edisi terbaru

Sofyan Assauri, Manajemen Produksi dan Operasi, LP FEUI, Jakarta, Edisi terbaru

Pangestu Subagyo, Manajemen Operasi, BPFE, Yogyakarta, Edisi Terbaru

Buku-buku Manajemen Opersional lain yang berkaitan ( Diusahakan terbitan terbaru )

Sumber Lain :

http://lestachi.blogspot.com/2013/04/perencanaan-dan-perancangan-produk.html

http://file2shared.wordpress.com/perencanaan-produk/

http://aabshare.blogspot.co.id/2014/01/peramalan-permintaan-akan-produk-dan-jasa.html

https://fariedpradhana.wordpress.com/2012/06/28/forecasting-peramalan/