KOMUNIKASI BISNIS - KOMUNIKASI BISNIS, KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI DAN KOMUNIKASI ANTAR ORGANISASI

Komunikasi Bisnis, Komunikasi Antar Pribadi dan Komunikasi Antar Organisasi

 

Secara harfiah, komunikasi ialah interaksi antara dua orang atau lebih untuk menyampaikan suatu pesan atau informasi, komunikasi secara umum bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada orang lain.

 

Dalam hal ini komunikasi yang baik ialah komunikasi yang dapat dimengerti dan diterima oleh orang lain dan selain dengan cara verbal, komunikasi juga bisa dilakukan dengan bahasa tubuh atau menggunakan gesture untuk tujuan tertentu.

 

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and Methods).

 

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :

• Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
• Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
• Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
• Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
• Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi (interpersonal communications) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya (intercultural / communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
• Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal.

 

1. Komunikasi Bisnis

a. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan salah satu hal yang penting dalam menjalankan suatu bisnis atau perusahaan. Komunikasi ini bisa diartikan sebagai suatu komunikasi yang dilakukan secara verbal maupun non verbal. Dimana dalam komunikasi ini berisi pendapat, ide, gagasan, maupun informasi. Komunikasi ini dapat dilakukan secara personal maupun impersonal.

 

Untuk memahami pengertian komunikasi bisnis lebih jauh, berikut adalah pengertiannya menurut beberapa ahli :

 

William Albig, Komunikasi Bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang punya target tertentu yang dihidangkan secara personal maupun impersional melalui lambang atau sinyal.

 

Rosenbalt, Definisi komunikasi bisnis adalah suatu tindakan pertukaran informasi, ide/ opini, intruksi, dan sebagainya, yang disampaikan secara personal maupun non-personal melalui lambang dan sinyal untuk mencapai target perusahaan.

 

Djoko Purwanto, Arti komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 

b. Unsur Dalam Berkomunikasi

Komunikasi meliputi 5 unsur, yang dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yaitu:

• Komunikator = who [communicator, source, sender]
• Pesan = says what [message]
• Media = in which channel [channel, media]
• Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
• Efek [effect, impact, influence]

 

Sedangkan aktivitas komunikasi di dalam kegiatan bisnis harus terdapat unsur-unsur tertentu. Adapun unsur-unsur komunikasi bisnis adalah sebagai berikut :

• Terdapat tujuan, setiap komunikasi tersebut memiliki tujuan yang telah ditentukan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
• Ada pertukaran, setiap  komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih (komunikator dan komunikan).
• Berisi informasi, gagasan, opini, instruksi, ini adalah isi dari pesan yang terdapat dalam komunikasi dimana bentuknya bisa beragam tergantung situasi, kondisi, dan tujuannya.
• Memanfaatkan saluran personal atau impersonal, setiap komunikasi dapat dilakukan dengan bertatap muka, memanfaatkan media khusus, atau media massa jika ingin menjangkau banyak orang.
• Memakai simbol atau sinyal, maksudnya adalah metode atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi sehingga dapat dimengerti oleh penerima pesan.
• Pencapaian target atau tujuan organisasi, dimana tujuan tersebut telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

c. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada empat fungsi dari komunikasi di dalam bisnis, yaitu; yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading),  melakukan kolaborasi (collaborating), dan melakukan integrasi (intgrative) dengan audiens.

• Memberi Informasi (informing) - Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.
• Melakukan Persuasi (persuading) - Kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.
• Melakukan Kolaborasi (collaborating)  - Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

 

d. Fungsi Komunikasi Bisnis

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu :

Fungsi informative - Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

Fungsi Regulatif - Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu :

• Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada :
• Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
• Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
• Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
• Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
• Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi Persuasif - Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi Integratif - Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

 

e. Teknik dalam Komunikasi Bisnis

dari ketiga teknik tersebut akan membuat setiap orang dapat menangkap dan memahami pesan yang kamu sampaikan dengan jelas. berikut ini tiga tipe teknik komunikasi :

 

Teknik komunikasi verbal - Teknik ini digunakan untuk mendiskusikan sebuah gagasan atau ide, mengekspresikan opini, menjawab pesanan dan pendengar yang baik. Komunikasi verbal yang efektif yaitu tentang pesan yang disampaikan dapat diterima dan berani untuk mendapat sanggahan atau tanggapan terhadap pesan yang telah disampaikan. Sehingga, hal ini sangat penting untuk mengolah nada suara dan ekspresi wajah ketika menyampaikan pesan secara tatap muka(face to face) atau melalui telephone yang hanya mengolah nada suara. Berikut ini beberapa kegiatan  yang membutuhkan komunikasi secara verbal :

• Rapat
• Telepon resmi
• Meeting proyek
• Presentasi

 

Teknik Komunikasi non-verbal - Menurut data laporan psikologi komunikasi bahwa lebih dari 90% pesan disampaikan melalui komunikasi non-verbal, yaitu 55% bahasa tubuh, 38% nada bicara, dan 7% adalah kata yang disampaikan, data ini menunjukkan bahwa bahasa tubuh adalah hal penting ketika berinteraksi dengan rekan bisnis. Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, gestur, dan postur, dan kontak mata merupakan hal penting dalam aspek komunikasi non-verbal. Kontak mata menunjukkan apakah kamu tertarik dengan apa yang di bicarakan dan di dengarkan, tetap menjaga durasi selama kontak mata, karena jika terlalu lama bisa menimbulkan arti agresivitas - Sedangkan jika terlalu sebentar bisa menimbulkan arti kalau pembicaraan yang sedang terjadi kurang menarik. Dan masih banyak lagi komunikasi non-verbal dari gestur tubuh lainnya.

 

Komunikasi tertulis - Email adalah salah satu contoh komunikasi tertulis paling mudah ditemui dalam komunikasi tertulis. Kebanyakan perusahaan menggunakan email atau media pesan elektronik lainnya untuk berkomunikasi dengan timnya. Meskipun email tampil lebih santai daripada surat biasa, email masih memiliki bobot yang sama tergantung bagaimana kamu menyampaikannya dan perusahaanmu rasakan. Hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika berkomunikasi secara tertulis : 

Audience - Pikirkan tentang target audience yang akan membaca emailmu sebelum kamu kirim. Mengetahui audience akan membantumu untuk menambah nada pesanmu agar pesanmu lebih efektif.

 

Formalitas - ingkat formalitas harus mengikuti sesuai dengan tingkat audience kamu, misalnya surat bisnis maka harus ditulis secara formal daripada email dengan teman atau keluarga. Kamu juga harus mempertimbangkan pemformatan dalam menulis email, karena hal tersebut menentukan jenis formalitasnya.

 

Gaya - Jenis gaya yang kamu gunakan dalam komunikasi tertulis tergantung keinginan yang kamu gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.

 

f. Jenis Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis juga terdapat jenis – jenis komunikasi. Untuk memperlancar komunikasi dalam suatu bisnis maka karyawan maupun staf lainnya harus memahami setiap jenis komunikasi ini.

 

Terdapat lima jenis komunikasi bisnia yang tentu sangat penting untuk dipelajari. Agar lebih memahami setiap jenis komunikasi tersebut maka akan dibahas contoh dari masing  – masing komunikasi tersebut.

 

Komunikasi Internal - Komunikasi internal ini merupakan salah satu komunikasi bisnis yang bersifat internal. Dalam hal ini dimaksudkan bahwa komunikasi ini terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Jadi, yang terlibat dari komunikasi ini hanyalah anggota dari organisasi atau perusahaan tersebut. Dalam komunikasi ini dapat saling bertukar gagasan melalui tatap muka langsung, telepon, maupun email atau fax. Namun, di era teknologi yang semakin canggih ini sudah banyak media sosial yang memudahkan dalam berkomunikasi. Contoh dari komunikasi internal ini, yaitu komunikasi antar sesama karyawan atau atasan dan lainnya. Dalam komunikasi ini tidak memperhatikan tingkatan. Jadi komunikasi internal ini dapat dilakukan oleh siapapun asalkan masih dalam satu organisasi atau perusahaan.

 

Komunikasi Vertikal - Dalam komunikasi vertikal ini biasanya dilakukan antar tingkatan. Jadi, jika dalam perusahaan terdapat tingkatan jabatan atau posisi. Komunikasi vertikal ini harus terjadi timbal balik dari komunikasi yang telah dilakukan. Dalam komunikasi ini, contohnya komunikasi yang dilakukan antar direksi tanpa melibatkan bawahan. Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa dalam komunikasi ini harus terdapat timbal balik atau komunikasi dua arah.

 

Komunikasi dari atasan pada bawahan - Jenis komunikasi ini juga termasuk komunikasi internal. Akan tetapi juga memperhatikan tingkatan atau jabatan pada sebuah organisasi tersebut. Komunikasi ini merupakan salah satu jenis komunikasi bisnis yang sangat penting. Dimana komunikasi ini dilakukan oleh seorang pimpinan kepada karyawannya. Bentuk komunikasi ini biasanya dilakukan secara umum.

 

Komunikasi dari bawahan ke atasan - Jenis komunikasi bisnis ini bisa dianggap tidak sepenting komunikasi atasan pada bawahan. Bisa diartikan, komunikasi ini merupakan kebalikan dari komunikasi dari atas ke bawah. Dalam komunikasi ini contohnya memberikan laporan rutin dari karyawan kepada atasan atau pimpinannya.

 

Komunikasi Horizontal - Komunikasi horizontal ini dilakukan pada tingkatan atau jabatan yang sama. Komunikasi ini biasanya bersifat lebih santai atau nonformal. Komunikasi ini tidak perlu memperhatikan kaidah dan bisa dilakukan dalam bahasa sehari- hari. Jenis komunikasi ini contohnya yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sesama karyawan. Bentuk komunikasi ini biasanya tidak begitu serius. Bahkan dapat diselipkan gurauan atau candaan. Pada dasarnya komunikasi ini dilakukan pada tingkatan yang sama. Sehingga hal ini memuncukan obrolan yang sederhana.

 

g. Peran Komunikasi Bisnis

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia.

 

Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan  yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti :

• Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai,
• Menyusun rencana kerja,
• Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.
• Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi.

Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan.

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif antar lain :

• Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik.
• Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari.
• Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi.
• Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.
• Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.
• Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan.
• Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi
• Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun
• Jujur, mempunyai integritas yang tinggi
• Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
• Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

 

h. Unsur Pokok Atau Utama Dalam Komunikasi Bisnis

Ketika dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok yaitu :

• Mempunyai tujuan yang artinya komunikasi bisnis harus mempunyai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran yaitu dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang ataupun lebih yaitu komunikator dan juga komunikan.
• Gagasan informasi, opini, instruksi merupakan isi pesan yang bentuknya beragam tergantung dari tujuan, situasi serta kondisinya.
• Memakai saluran personal ataupun impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu ataupun melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Memakai simbol, sinyal yang merupakan alat ataupun metode yang dapat dimengerti serta dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan organisasi ialah salah satu karakteristik yang membedakan organisasi/lembaga formal dari informasi yaitu adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

 

i.  Macam-Macam Komunikasi Bisnis

Komunikasi Lisan

• Yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.
• Yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak.

Komunikasi Tertulis.

• Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan yang beritanya singkat. Jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
• Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek
• Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
• Gambar dan foto, Karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
• Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak.
• Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya  dipertimbagkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti.

 

j. Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.

Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

 

Struktur komunikasi yang buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

• Pembukaan
• Isi
• Penutup

Penyampaian yang lemah - Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

 

Penggunaan media yang salah - Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

 

Pesan yang campur aduk - Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

 

Salah Audience  - Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

 

Lingkungan yang mengganggu - Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

 

k. Manfaat Komunikasi Bisnis

Manfaat internal- Komunikasi yang efektif di perusahaan dapat mendukung karier para eksekutif perusahaan. beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempromosikan level karir eksekutif agar proses komunikasi berjalan dengan baik, yaitu :

• Kemampuan manajemen
• Ambisi untuk bergerak maju
• Kepercayaan
• Kemampuan untuk bekerja keras
• Kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat
• Latar belakang akademis
• Kemampuan berkomunikasi secara efektif
• Menarik

Manfaat eksternal - Membangun komunikasi bisnis yang baik dengan pihak ketiga akan berdampak positif pada keberhasilan bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Komunikasi bisnis yang baik tentunya akan berdampak baik pada peningkatan keberhasilan bisnis perusahaan.

 

l. Jenis Komunikasi Bisnis Di Era Global

Komunikasi Bisnis dan E – Commerce

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah internet. Perkembangan teknologi di masa mendatang, memberikan kemungkinan yang terbuka untuk penggunaan media lain selain internet.

Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan (pelanggan), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :

 

Electronic Markets (EMs)

Yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

Elektronic Data Interchange (EDI)

Adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

 

Internet Commerce

Adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual

2. Proses Komunikasi Bisnis

Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu :

Perspektif Kognitif.  Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif  adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian.  Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya.  Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.

Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver.  Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons.  Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver. Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi.  Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya.  Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak. Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut :

Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.  Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.  Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.

Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).  Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu.  Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.  Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.  Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector).  Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

Langkah keempat perhatian dialihkan kepada penerima pesan.  Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.  Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan  hanya terjadi dalam pikiran penerima.  Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.  Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu.  Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya.  Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

 

3. Masalah Dalam Komunikasi dan Cara Mengatasinya

Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah disinggung bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan/komunikate agar terjadi pengertian bersama. Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran (channel), penerima (receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan (noise), dan konteks (context).

 

Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

 

Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi antar pribadi   atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

 

Apabila komunikan/komunikator memberikan persepsi yang berbeda terhadap pesan yang disampaikan komunikator, maka akan terjadi sebuah hambatan atau gangguan komunikasi. Terakhir, umpan balik atau feedback akan terjadi manakala komunikan/komunikate memberikan respon atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator dan mengembalikan pesan kepada komunikator.

 

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

 

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan,

 

Hambatan personal - Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

 

Hambatan kultural atau budaya - Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain. Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama. Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi. Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.

 

Hambatan fisik - Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

 

Hambatan lingkungan - Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

 

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

Pengirim pesan / komunikator / sender - Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.
• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.
• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.
• Melakukan pengulangan jika diperlukan.
• Menerima dan memberikan umpan balik.
• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.
• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima / komunikan / komunikate / receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

 

Pesan - Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

• Menggunakan terminologi yang tepat.
• Berbicara dengan jelas.
• Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
• Menggunakan volume suara yang sesuai.
• Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

 

Penerima / komunikan / komunikate / receiver - Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya. Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

• Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
• Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
• Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
• Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

 

Umpan Balik Pesan - Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.  Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan. Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

 

4. Komunikasi Antar Pribadi dan Gaya Kepemimpinan

Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi (interpersonal communications) adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 

Ada empat hal penting yang perlu diperhatikan antara lain:

• Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (face-to-face).
• Bahasa yang digunakan bersifat informal (tidak baku), dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran.
• Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal (bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat), dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan (bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi).

 

Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Beberapa tujuan komunikasi antarpribadi antara lain :

• Menyampaikan Informasi
• Berbagi Pengalaman
• Menumbuhkan Simpati
• Melakukan Kerja Sama
• Menceritakan Kekecewaan atau Kekesalan
• Menumbuhkan Motivasi

 

Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan (leadership style) adalah suatu cara bagaimana mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Salah satu teori yang mampu memberikan gambaran gaya kepemimpinan seseorang adalah teori X (diasumsikan cenderung negatif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk) dan Y (cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan partisipatif) yang dikemukakan oleh Douglas McGregor.

 

Teori X dan Y

Asumsi yang mendasari teori X dan Y adalah :

 

Teori X	Teori Y
Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya.	Karyawan suka bekerja.
Karyawan selalu ingin diarahkan.	Karyawan yang memiliki komitmen pada tujuan organisasi akan dapat mengarahkan tujuan organisasi akan dapat mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri.
Manajer harus selalu mengawasi kerja.	Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja.

 

Empat Gaya Kepemimpinan

Menurut Ludlow dan Panton, terdapat empat gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi yang berbeda antara lain :

• Pengarahan (directing)
• Pembekalan (coaching)
• Dukungan (supporting)
• Pendelegasian (delegating)

 

Gaya Kepemimpinan Situasional

Gaya kepemimpinan yang telah dipilih dalam suatu situasi dan kondisi tertentu dimungkinkan tepat diterapkan pada saat itu, tetapi jika situasi dan kondisi telah berubah, gaya kepemimpinan yang diterapkan juga dapat berubah. Gaya kepemimpinan seperti ini adalah gaya kepemimpinan situasional (situasional leadership).

 

Ada tiga kemampuan/keterampilan penting yang perlu diperhatikan dalam menerapkan kepemimpinan situasional antara lain :

Keterampilan Analitis (Analytical Skills) - Merupakan keterampilan yang harus dimilliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja bawahan (karyawan) dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

Keterampilan Fleksibilitas (Flexibility Skills) - Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang tepat dan juga berdasarkan hasil analisis yang tepat.

Keterampilan Komunikasi (Communication Skills) - Merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan ide atau gagasannya kepada bawahan, termasuk bagaimana ia harus menjelaskan perubahan gaya kepemimpinannya kepada bawahan.

 

Kepemimpinan Inti

Menurut Hellriegel dan Slocum,seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti (core leadership skills). Lima keahlian kepemimpinan inti tersebut yaitu :

• Pemberdayaan (Empowerment)
• Intuisi (Intuition)
• Pemahaman Diri (Self-understanding)
• Visi (Vision)
• Nilai Kesesuaian (Value Congruence)

 

Kebutuhan Manusia

Berbagai macam teori yang membahas tentang kebutuhan manusia antara lain :

Teori Hierarki Kebutuhan - Teori ini dikemukakan oleh Abraham Maslow. A. Maslow menyatakan bahwa manusia memiliki lima kebutuhan yang bertingkat-tingkat, mulai dari kebutuhan dasar (asasi) sampai kebutuhan aktualisasi diri. Lima kebutuhan tersebut antara lain sebagai berikut :

• Kebutuhan Fisiologis
• Kebutuhan Keamanan
• Kebutuhan Sosial
• Kebutuhan Status
• Kebutuhan Aktualisasi Diri

 

Teori Dua Faktor - Teori ini dikemukakan oleh Frederick Herzberg yang terdiri atas Faktor Hygiene dan Faktor Motivator.

 

Faktor Hygiene (sumber ketidakpuasan kerja)	Faktor Motivator (sumber kepuasan kerja)
•       Kondisi kerja •       Kebijakan perusahaan •       Supervisi •       Gaji •       Hubungan dengan rekan kerja •       Status •       Keamanan kerja •       Kehidupan pribadi	•       Pekerjaan itu sendiri •       Tanggung jawab •       Pengakuan •       Prestasi •       Promosi •       Pertumbuhan •       Pengembangan

  

Mendengarkan Sebagai Keahlian Antarpribadi

Dalam komunikasi antarpribadi, kegiatan mendengarkan (menyimak) suatu percakapan dengan orang lain merupakan bagian penting dalam memahami suatu pesan yang disampaikan oleh orang lain.

 

Menurut Lehman, Himstreet, dan Baty, kebanyakan para manajer dalam setiap harinya menghabiskan waktu kerjanya untuk mendengarkan (listening) dan berbicara (speaking) dengan para supervisor, karyawan, pelanggan, dan berbagai asosiasi bisnis. Kebiasaan sebagai pendengar yang efektif akan menghasilkan beberapa hal positif :

• Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan.
• Kinerja/prestasi kerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik.
• Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan (karyawan) akan berdampak positif pada prestasi kerjanya.
• Manajer dan karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian suatu pesan.
• Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip.
• Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal ini mendorong berkembangnya kreativitas.
• Pendengar yang efektif juga akan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik dan peningkatan kepuasan kerja.
• Kepuasan kerja meningkat karena mereka tahu apa yang terjadi, kapan mereka mendengar, dan kapan mereka berpartisipasi didalamnya yang tumbuh dari komunikasi yang baik.

5. Komunikasi Antar Organisasi

Komunikasi merupakan nafas dari keberlangsungan sebuah organisasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi studi mengenai komunikasi organisasi. Dimana komunikasi organisasi sendiri merupakan suatu jaringan komunikasi antar manusia yang saling bergantung satu sama lainya dalam konteks organisasi.

 

Dalam sebuah organisasi didalamnya terdiri atas orang-orang (organ) yang memiliki tugas masing-masing serta saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja oraganisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga  apa yang menjadi tujuanya dapat tercapai.

 

Pengertian Organisasi

Organisasi sendiri merupakan suatu unit sosial yang terdiri atas organ-organ yang  memiliki tugas dan pembagian kerja masing-masing namun saling berhubungan dan berkaitan satu sama lain guna mencapi suatu tujuan tertentu. Organisasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia dalam rangka mencapai tujuan dan cita-cita bersama.

 

Berbagai macam organisasi baik formal maupun non formal hadir ditengah tengah kehidupan manusia dan menjadi bagian penting didalamnya. Misalnya saja yang paling dekat dengan kehidupan kita, organisasi pengurus RT di lingkungan tempat tinggal, atau organisasi pekerjaan dan perusahaan tempat kita bekerja bahkan instansi pemerintah juga termasuk dalam organisasi yang sering kita jumpai.

 

Suatu satuan sosial dapat dikatakan sebagai organisasi  apabila didalamnya terdapat organ-organ atau elemen-elemen yang menjalankan tugasnya masing-masing. Menurut Henry Mintzbergz secara umum sebuah  oranisasi setidaknya memiliki 5 elemen berikut,

• The operating core, yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berkaitan dengan produksi, baik barang maupun jasa.
• The strategic apex, yaitu seorang pemimpin atau Manajer teratas yang bertanggungjawab penuh atas organisasi tersebut.
• The middle line, yaitu para manager yang menjadi penghubung antara operating core dengan strategic apex
• The technostructure, yaitu mereka yang ditugaskan melaksanakan suatu bentuk standarisasi secara khusus dalam organisasi.
• The staff support, yaitu orang-orang yang mengisi unit staf yang memberikan jasa guna mendukung jalanya organisasi.

 

Pengertian Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

Menurut Arnold dan Feldman (1986) komunikasi organisasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara orang-orang dalam suatu organisasi. Dimana didalamnya terdapat empat tahapan komunikasi yang meliputi,

• Attention (Atensi/Perhatian)
• Comprehension (Komprehensi)
• Acceptance as true (Kebenaran/Fakta)
• Retention (Retensi) 

 

Pendapat lain dikemukakan oleh Pace dan Faules (2001), mereka  berpendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang terjadi diantara orang-orang dalam organisasi. Dan juga bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Sementara itu, menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan organisasi didalam suatu kelompok. Baik itu formal maupun informal dari suatu organisasi.

 

Teori

Berikut beberapa Teori terkait dengan komunikasi organisasi, diantaranya :

Teori Sistem Sosial - Teori ini menyatakan bahwa hubungan-hubungan antara orang-orang, memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh lebih lama dari pada orang-orang biologis yang menduduki jabatan-jabatan tertentu dalam organisasi. Sedangkan, Kats dan Khan lebih lanjut menyatakan bahwa beberapa hubungan yang terjalin antara orang-orang dalam  organisasi lebih penting ketimbang hubungan atar jabatan formal tertentu.

Teori Public Relations - Teori ini menyatakan bahwa Public relation adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan. Upaya ini dilakukan dalam rangka menciptakan dan dan memelihara niat baik serta saling pengertian diantara organisasi dan khalayaknya. Salah satu ahli yang mengemukakan teori ini adalah Jefkins.

Teori Kepemimpinan - Dalam terori ini, dikatakan bahwa pemimpin adalah sosok yang membantu anggota untuk memenuhi kebutuhannya serta tujuan kelompok secara bersama-sama. Hersey memformulasikan empat tugas seorang pemimpin, antara lain”

• Telling, Pemimpin harus mampu memberi informasi secara lugas.
• Selling, pemimpin harus mampu memberikan petunjuk.
• Participating, pemimpin harus mampu menjalin kerjasama yang baik.
• Delegating, pemimpin harus mampu mengambil keputusan.

Teori Kontinum - Teori ini menjelaskan tujuh hal sebagai berikut :

• Manajer membuat keputusan lalu mengumumkan secara tegas.
• Manajer membuat keputusan dan memberi pilihan.
• Manajer mengemukakan keputusan dan memberi kesempatan untuk mempertanyakannya
• manajer mengumumkan keputusan sementara yang masih dapat diubah
• Manajer menentukan batasan dan bawahan diminta memutuskan
• Manajer mempersilahkan bawahan mengambil keputusan

Teori Empat Sistem - Linker menjelaskan bahwa terdapat empat gaya kepemimpinan dalam organisasi yaitu :

• Penguasa mutlak
• Penguasa semi mutlak
• Penasihat
• Pengajak serta

Teori Kepribadian Perilaku - Teori ini menjelaskan bahwa perilaku seseorang dapat menentukan keefektifan dari sebuah kepemimpinan. Dimana hal tersebut juga berpengaruh pada sifat-sitat dan prestasi dari pengikutnya.

 

Fungsi Komunikasi Organisasi

Menurut Sendjaja (1994),  fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu :

Fungsi Informatif – Organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, dimana setiap anggota organisasi diharapkan mampu memberi dan menerima informasi dengan baik guna kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya.

Fungsi regulatif – Berkaitan dengan peraturan-peraturan dan pedoman yang berlaku dalam suatu organisasi. 

Fungsi persuasif – Merupakan cara lain dari perintah. Dimana kebanyakan pemimpin organisasi lebih memilih menggunakan cara persuasif dari pada perintah kepada bawahannya. Hal ini dikarenakanasumsi terkait penggunaan cara yang lebih halus akan menyebabkan seseorang lebih menghargai suatu tugas yang dibebankan kepadanya.

Fungsi Integratif – Berkaitan dengan penyediaan saluran yang memungkinkan setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan tugas dan pegerjaanya dengan baik.

 

Pendekatan Komunikasi Organisasi

Terdapat beberapa pendekatan komunikasi terhadap organisasi, diantaranya :

Pendekatan Sistem - Karl Weick merupakan salah satu ahli yang mempelopori pendekatan sistem dalam studi komunikasi organisasi. Ia menganggap bahwa  sistem hierarki, garis komunikasi, dan prosedur operasi standar merupakan musuh dari sebuah organisasi. Selain itu, Weick berpandangan bahwa organisasi sebagai suatu kehidupan organis. Organisasi harus mampu beradaptasi dalam berbagai kondisi dan perubahan. Menurutnya, organisasi akan berkembang ketika para anggota memiliki kebebasan dan komunikasi interaktif. Weick juga melihat bahwa organisasi sebagai suatu proses evolusioner yang bersandar pada tiga rangkaian proses yaitu penentuan, seleksi dan penyimpanan.

Pendekatan Budaya - Clifort Greetz berpendapat bahwa organisasi merupakan bagian dari suatu budaya. Organisasi adalah cara hidup bagi para anggota. Cara tersebut digunakan untuk membentuk sebuah realita bersama serta menjadi pembeda dengan budaya lainya. Kemudian, budaya dalam organisasi diciptakan oleh interaksi-interaksi para anggotanya. Interaksi yang sudah bagian dari aktifitas sehari-hari dalam organisasi ini kemudian membentuk suatu budaya dalam organisasi tersebut, Aktifitas-aktifitas dari para anggota diantaranya meliputi cerita, simbol-simbol serta aktifitas lainya. Sehingga, dari aktivitas tersebut, muncullah seperangkat pemahaman dalam organisasi yang kemudian menjadi budaya organisasi.

Pendekatan Kritik - Pandangan ini menganggap bahwa kepentingan organisasi sudah mendominasi hampir disemua segi kehidupan dalam masyarakat. Pada hakikatnya, kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan organisasi seperti perusahaan. Dimana komunikasi menjadi medium utama didalamnya.

 

Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber menjelaskan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain.

 

Kemudian, Ia juga menjelaskan bahwa komunikasi organisasi bertujuan untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti dan selalu berubah ubah. Lebih lanjut ia menjelaskan tujuh konsep dalam komunikasi organisasi

Proses : Organisasi merupakan suatu sistem terbuka yang dinamis. Oleh karena itu, proses dibutuhkan agar dapat menciptakan serta saling menukar pesan diantara anggotanya. Dimana gejala ini terjadi secara terus menerus sehingga dikatakan sebagai suatu proses. 

Pesan : Dalam komunikasi organisasi pesan menjadi suatu hal yang sangat penting. Seseorang dalam organisasi harus mampu menciptakan dan menerima pesan dengan baik dan pesan yang baika adalah pesan yang mampu diterima sama seperti apa yang disampaikan.

Jaringan : Organisasi ibarat sebuah jaringan yang terdiri atas serangkaian seri. Seri ini terdiri atas sekumpulan orang yang menduduki posisi atau jabatan tertentu. Sekumpulan orang tersebut kemudian menjalankan tugas, fungsi, dan perannya masing-masing dalam sebuah organisasi.

Keadaan Saling Tergantung : Hal ini sudah menjadi sifat organisasi sebagi suatu sistem terbuka. Ketergantungan dibutuhkan bilamana suatu bagian tidak berfungsi sebagaimana mestinya akan mengganggu kinerja dari bagian lain juga. 

Hubungan : Organisasi sebagai suatu sistem sosial. Fungsi dari beberapa bagiannya dijalankan oleh manusia bergantung kepada hubungan diantara manusia-manusia itu sebagai anggotanya.

Lingkungan : Lingkungan adalah semua totalitas baik fisik maupun sosial yang diperhitungkan dalam pengambilan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem yang disebut organisasi. lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan eksternal organisasi. 

Ketidakpastian : Dalam komunikasi organisasi, posisi ketidakpastian disini adalah untuk memenuhi kesediaan informasi yang tersedia juga informasi yang diharapkan.

 

Makna Komunikasi Organisasi

Perspektif Subjektif - Dalam perspektif ini pemaknaan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan mengelola, bahkan mengubah organisasi. Fokus dalam pemaknaan yaitu sebuah cara yang dilakukan individu sebagai anggota organisasi berinteraksi dan menciptakan makna atas peristiwa komunikasi yang terjadi.

Perspektif Objektif - Dalam perspektif ini ditekankan tentang pemaknaan komunikasi organisasi.  Penekanan dapat dilihat dari perannya sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi dalam suatu organisasi.

 

Selain itu, fokus dalam pemaknaan ini adalah penanganan pesan yang meliputi, menerima, menafsirkan dan bertindak berdasar informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi. Komunikasi disini dipandang sebagai alat untuk merekayasa organisasi yang memungkinkan individu mampu beradaptasi dalam lingkungan organisasi.

 

Arah Komunikasi Organisasi

Komunikasi kebawah - Komunikasi kebawah merupakan alur komunikasi yang mengalir dari individu pada tingkat hierarki atas kepada individu yang berada pada tingkat hierarki bawah. Dapat diartikan pula sebagai alur komunikasi antara atasan dan bawahan. bentuk komunikasi kebawah yang paling umum adalah instruksi kerja.

Komunikasi keatas - Komunikasi keatas merupakan arah dan alur komunikasi yang membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam suatu organisasi, yang artinya komunikator berada pada tingkat bawah dan komunikan merupakan tingkat atas.

Dapat diartikan pula sebagai suatu alur komunikasi dari bawahan ke atasan. komunikasi keatas ini mencakup saran, keluhan dan hal hal lain yang mana  dalam sebuah organisasi yang besar komunikasi keatas sulit mencapai taraf efektif.

Komunikasi Horizontal - Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang memiliki banyak fungsi dalam organisasi.  Bentuk komunikasi ini diperlukan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi dalam organisasi sehingga dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Komunikasi horizontal umumnya sering diabaikan padahal penting dalam penggunaanya sebagai contoh agar tidak terjadi tumpang tindih tugas wewenang dalam organisasi maka diperlukan komunikasi horizontal atar pihak terkait.

 

Bentuk Komunikasi Organisasi

Komunikasi Internal - Komunikasi internal merupakan komunikasi yang berlangsu dalam unit-unit, indiviu-individu (anggota) didalam internal suatu organisasi. komunikasi internal dibagi menjadi dua yaitu :

• Komunikasi Personal ; Komunikasi personal merupakan komunikasi yang terjadi diantara individu dengan individu anggota orgabisasi. Dalam Komunikasi personal ini terdapat dua macam yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi bermedia
• Komunikasi kelompok - Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan suatu kelompok (bidang) tertentu, atau antar kelompok secara tatap muka dalam suatu organisasi.

Komunikasi Eksternal - Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan khalayak diluar organisasi. Komunikasi eklsternal ini dibagi menjadi dua yaitu :

• Komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
• Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

 

Dimensi Komunikasi Organisasi

Dimensi Internal - Dimensi internal ini meliputi diri organisasi secara keseluruhan yaitu :

• Komunikasi antara individu anggota organisasi.
• Komunikasi antara individu dengan bagian (berdasar Fungsi) dalam organisasi.
• Komunikasi antara beberapa bagian (berdasar fungsi) dalam organisasi.
• Komunikasi antara pemimpin dengan bawahannya.

Dimensi Eksternal - Dimensi eksternal komunikasi orgabisasi meliputi komunikasi organisasi dengan khalayak dan sebaliknya khalayak dengan organisasi. yang menjadi khalayak disini adalah :

• Pers Relation (Relasi publik).
• Goverment Relation (Relasi pemerintahan).
• Comunity Relation (Relasi komunitas).
• Supplier Relation (Relasi pengirim pesan).
• Customer Relation (Relasi penerima pesan).

 

Opini

Setiap bisnis harus memiliki strategi komunikasi bisnis yang efektif dan baik yang diterapkan untuk setiap anggota karyawan Anda. Dalam pembukuan misalnya, Anda harus memetakan dan memberikan komunikasi yang jelas tentang hak akses laporan keuangan dan proses pencatatan pembukuan bisnis. Jika hal tersebut tidak dilakukan, tentunya laporan keuangan Anda, bisa saja digunakan oleh pihak yang bertanggungjawab.

 

REFERENSI :

1. Bovee, Courtland L and John V. Thill, Komunikasi Bisnis, Edisi Kedelapan, PT Index
2. Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, PT Erlangga, 2006
3. Lewis, Richard D, Komunikasi Bisnis Lintas Budaya, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005
4. Mulyana, Deddy , Komunikasi Bisnis : Suatu Pendekatan Lintas Budaya, PT. Remaja Rosdakarya, 2006
5. Indriyo Gito Sudarmo M, Com, Drs, Pengantar Bisnis, BPFE, Yogyakarta, 1996.
6. Kusnadi HMAD, Drs, Msi, Dadang Suherman, SE, MSi, Nur Rahman, Drs, MM,
7. Ricky W. Griffin, Ronald J. Ebert (Prof. Dr. Wagiono Ismangil), Bisnis, Jilid 2, Prenhallindo, Jakarta, 1998
8. Widyatmini, Pengantar Bisnis, Gunadarma, Jakarta, 1992

 

SUMBER LAIN :

https://www.dosenpendidikan.co.id/komunikasi-bisnis/